Blogi

30.11.2017

UKKO.fi:n asiakaspalvelussa toimii tehotiimi – Riikka kertoo aspan päivästä

UKKO.fi & Trainer4You

Oletko koskaan asioinut asiakaspalvelumme kanssa? Soittanut iloiselle asiakasneuvojallemme ja saanut vastauksen mieltä askarruttavaan pulmaan tai kysynyt sähköpostitse lisätietoa vaikkapa laskutukseen liittyen?

Asiakaspalvelussa tiedetään tarkasti viranomaisten tuoreimmat ohjeistukset ja erikoisienkin alojen alv-kannat. Asiakasneuvojillamme on ripeä ote laajaa osaamista vaativaan työhön; asiantuntevan avun lisäksi heiltä saa aina myös iloisen toivotuksen.

Riikka kertoo tässä blogipostauksessa hieman tarkemmin siitä, millainen on tavallinen päivä asiakaspalvelussamme.

Työntäyteinen maanantai sisältää monenlaisia työtehtäviä

Taloushallinnonassistenttimme ovat olleet ensimmäisenä toimistolla. Välillä ajattelen puolitosissani, käyvätkö he lainkaan kotona. Availen työkonetta ja varmistan, että kahvia on helposti käden ulottuvilla. Keskimääräisesti uusia tikettejä on viikonlopun aikana saapunut useita kymmeniä.

Sami* haluaisi tietää, onko hänen laskunsa mennyt asiakkaalle. Tarkistan asian. Lasku on lähetetty seitsemän minuuttia sitten, heti sen jälkeen, kun taloushallinto on saanut tarkistettua laskun. Lasku oli luotu lauantaiaamuna.

”Hei Sami! Kiitos viestistäsi. Laskusi on nyt lähetetty eteenpäin. Käsittelemme laskuja toimistomme aukioloaikoina arkisin.”

Tarkistan vielä, että lähetyksestä oli tullut OK-status tietokantaan. Kaikki näyttäisi olevan kunnossa, ERROR-viestiä ei ollut tullut. IT-tiimimme koodarit ovat tehneet laskun seurannasta mukavan sujuvaa. Mikäli lasku palautuisi bumerangin tavoin takaisin, siitä jäisi heti tieto järjestelmään, ja automaattinen viesti lähtisi myös käyttäjälle.

Työt jaetaan tasan, mutta jokaisella on vahvuutensa

Maanantai alkoi siis tutulla ja mukavalla rutiinilla. Pääsääntöisesti käyttäjiemme lähettämät kysymykset mahtuvat hyvin laajaan skaalaan. Kysymys saattaa koskea YEL-vakuutusta ja sen laskentatapaa tai vaikkapa sitä, mitä arvonlisäverokantaa käytetään, kun lasku pitäisi lähettää Neitsytsaarille. Myös mahdolliset dokumenttipyynnöt, valttikorttien tilaukset ja UKKO.fi:n kautta otetut potilasvakuutukset kulkevat asiakaspalvelun kautta.

Aspatiimimme on viisihenkinen tehopakkaus. Yksi meistä ratkaisee tikettejä sellaisella vauhdilla, että näppäimistö sauhuaa. Toisella on vankka tietämys rakennusalan kiemuroista ja asioista, joita pitää ottaa käytännössä huomioon. Meillä kaikilla on omat vahvuutemme, mutta jaamme silti työtehtävät tasan.

Välillä kesken puhelun saatamme tosin varmistaa asian oikeellisuuden kollegalta. Esimerkkinä Jennan* tapaus, jossa hän pohti tänään, ovatko laskut kotitalousvähennyskelposia ja mikä on korvattava prosentuaalinen osuus. Muistan, että korvattavuus nousi vuodelle 2017. Varmistan asian vieressä istuvalta kollegalta.

”Hei, pahoittelut että jouduit odottelemaan. Muistin oikein, korvattava osuus on 50 %. Ja koska lasku lähtee meidän Y-tunnuksella, voidaan se laittaa kotitalousvähennyksen. Erittele vain tehty työ huolellisesti laskulle ja lähetä se yksityishenkilölle. Silloin kaikki menee oikein.”

Moni käyttäjämme soittaa ja kysyy neuvoa. Usein moni pahoittelee typeriä kysymyksiä, mutta eihän sellaisia ole. Päinvastoin, välillä joudumme itsekin toteamaan, että asia vaatii selvittelyä. Monesti tuntumaa erikoisimpiian kysymyksiin on, mutta faktat pitää ensin varmistaa, ettei puhuta ihan höpöjä.

Silloin tällöin taas tulee puhelu, jossa käyttäjä haluaa opastusta; hän tekee ensimmäistä kertaa laskua palvelussamme. Välillä on oikeastaan hyvin mukavaa palata palvelumme ytimen ääreen: laskun luontiin. Näin pysyy itsekin skarppina siitä, mitä tietoja laskulle todella tarvitaan. Sekä ennen kaikkea, pääsee itse seuraamaan sivusta, onko laskulomakkeemme toimiva, ja mitä me voisimme siinä kehittää, jotta sen käyttäminen olisi mahdollisimman helppoa.

Tiesithän, että voit tutustua toimistomme väkeen blogimme Kulisseissa-osiossa?

*Nimet muutettu.

rekisteröidy nyt!

Riikka Roitomaa
Kirjoittaja

Riikka Roitomaa

Riikka on journalismista kiinnostunut, suuria tunteita näyttävä penkkiurheilija. Freelancerin löytää silloin tälllöin myös konsolipelien parista sekä ottamassa selfietä oman koiransa kanssa – siinä onnistumatta.

Rekisteröidy nyt - Se on ilmaista, nyt ja aina. Saat tunnukset välittömästi.

Kerro mielipiteesi

Kerro mitä ajattelet!

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi!

Syötä sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään ja saat tuoreimmat blogikirjoituksemme suoraan sähköpostiisi kerran viikossa.
Lähetämme uusimmat kirjoitukset joka keskiviikko. Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa.

Lisää aiheesta