Blogi

12.12.2016

Mitä vaaditaan tehokkaaseen palaveriin?

Palaverit saattavat viedä työpäivästämme aikaa leijonan osan. Monesti palaverit, kokoukset ja tapaamiset ovat elintärkeitä yhteistyön ja kaupan tekemisen vuoksi, mutta valitettavasti niihin käytetty aika on pois tuottavasta työstä.

Mikään ei kuitenkaan ole parempi tapa viedä asioita eteenpäin kuin yhdessä puhuminen ja asioista sopiminen. Ratkaisut ongelmiin löytyvät helposti istuttaessa saman pöydän ääreen; tosin nykyisin suosiotaan kasvattavat myös seisonta- tai kävelypalaverit.

Palaverissa ei siis yksinomaan jaeta tietoa, vaan jatketaan keskustelua, kyseenalaistetaan asioita ja kehitellään niitä eteenpäin. Parhaimmillaan tästä kaikesta syntyy innovaatioita, jotka inspiroivat kaikkia osallistujia.

Tässä muutamia niksejä ja hyväksi havaittuja käytänteitä siihen, kuinka selvitä palavereista ripeästi, mutta saada niistä kuitenkin paras teho irti.

palaveri_kadet

Luo palaverille säännöt ja tarkoitus

Hyvä palaveri toimii keskustelufoorumina, jossa kaikki osallistujat tulevat kuulluksi. Jotta palaveri kulkisi joutuisasti eteenpäin, tarvitsee se usein puheenjohtajan. Puheenjohtajan lisäksi palaverilla pitää olla myös tarkoitus, joka on kirkkaana mielessä kaikille palaverin osanottajille.

Luomalla palaverille lisäksi selkeät säännöt ja käytännöt etukäteen, on mahdollista minimoida haittatekijät, jolloin palaveri etenee jouhevasti ja osallistujat pysyvät asiassa. Toimivat palaverikäytännöt ovat myös perusta onnistuneelle tiedonkululle ja vuorovaikutukselle.

Pidä kiinni palaverin funktiosta

Pidämme täällä UKKO.fi:n toimistolla säännöllisesti viikkopalaveria, johon osallistuvat mahdollisuuksien mukaan kaikki työntekijät. Palaverin tarkoituksena on pitää kaikki yrityksen työntekijät ajantasalla firman eri osastoilla tapahtuvista asioista ja uusista käänteistä. Koska näemme toisiamme ilmeisesti liian harvoin, menisi palaveri monesti pelkäksi kuulumisien vaihtamiseksi, ellei toimitusjohtaja tai palaverin kulloinenkin vetäjä huomauttaisi asiassa pysymisestä.

Ei myöskään ole mielekästä, että säännöllisistä viikkopalavereista tulee itsetarkoitus, jolloin palaverin puheenjohtaja tai vetäjä joutuu kuumeisesti miettimään, mistä aiheesta kokouksessa tällä viikolla puhuttaisiin. Samaan aikaan osallistujat potevat palaveriähkyä ja sadattelevat, kun palaverissa osallistumiseen menee arvokasta työaikaa. Viikko- ja kuukausipalaverit kannattaakin pitää ehdollisena, sillä jos tärkeitä asioita ei ole, kannattaa kokous seuraavaan kertaan.

palaveri_kyna

Onkin tärkeää, että tällaisissa säännöllisissä palavereissa ei sekoiteta pitkän ja lyhyen aikavälin strategisia ja operatiivisia toimia, vaan keskitytään ainoastaan palaverin kannalta tärkeään sisältöön. Kun palaverilla on tarkoitus ja tavoitteet, joista kaikki osallistujat ovat selvillä, ohjautuu palaverin kulku oikeille raiteille kuin itsestään. Palaverisuunnittelussa onkin hyvä käyttää apuna esimerkiksi vuosikelloa, jotta eri aikatasojen suunnitelmille löydetään sopiva aika.

Valmistaudu huolella

Koska palaverit miltei aina venyvät, on niihin valmistautuminen tärkeää. Näin on myös mahdollista olla täysillä mukana juuri sinä hetkessä ja siinä palaverissa, joka kulloinkin on käynnissä.

Huono valmistelu on myös monesti syy siihen, että samoja asioita käsitellään palaverista toiseen. Tämä usein turhauttaa palaveriin osallistujia ja syö näin ollen kaikkien motivaatiota.

Karsi turhat palaverit

Neuvotteluilla ja palavereilla tavoitellaan aina jotakin tulosta. Tulos, jota tavoitellaan voi olla myynnillisen tuloksen parantamista, ristiriitojen selvittämistä tai kehittämiskohteiden kartoittamista. Kun palaverille on asetettu tavoite tai tulos, jäävät tarpeettomat palaverit luonnostaan pitämättä. Priorisointi on kuitenkin välttämätöntä; läsnä pitää olla siinä palaverissa, josta on suurin hyöty toiminnalle, itselle tai yritykselle. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että hyötyä voi olla muunkinlaista kuin taloudellista.

Työtehtävien pyörittämiseksi, kehittämiseksi ja suunnittelemiseksi pitää järjestää palavereja. Sen lisäksi erilaisten verkostojen yhteyteen syntyy työryhmiä, neuvotteluita ja kokouksia. Palaveriähkystä pääsee eroon ainoastaan asettamalla rajoja niihin osallistumiselle. Kun luo rajoja ja harkitsee tarkkaan sitä, mihin kannattaa lähtee mukaan, vapautuu aikaa myös suorittavan työn tekemiseen.

Tue myönteistä ilmapiiriä

Kokouskäytäntöjä tärkeämpää on kuitenkin myönteinen ilmapiiri. Tämän toteutuminen ei ole vaan vetovastuussa olevalla palaverin puheenjohtajalla vaan kaikilla palaverin osallistujilla. Palaveriin osallistujien pitää voida luottaa palaverikumppaneihin ja heillä tulee olla riittävät tiedot palaverissa käsiteltävästä asiasta ja palaverin tarkoituksesta.

iloinen_palaveri

Hyvään palaverikäyttäytymiseen kuuluu tietenkin korrektius, joka näkyy muun muassa puheen retoriikkana. Omiin mielipiteisiin ei pidä tarrautua, vaan muita tulee olla valmis kuuntelemaan avoimin mielin, sen sijaan, että vain odotettaisiin, että puhuja päättää oman vuoronsa ja itse pääsisi vihdoin ääneen. Oma osaaminen ja asia tulee osata myös kiteyttää niin, että muut ymmärtävät, mistä puhutaan ja miksi.

Positiivinen henki, startup-kielellä pöhinä, koostuu verkostoitumisesta, vuorovaikutuksesta ja yhteistyöstä. Ne ovat avainsanoja, joilla miltei kaikki tilanteet ratkeavat.

Mitä muita vinkkejä lisäisit tähän listaan? Kuinka itse pääset eroon palaveriähkystä?
Piia Peiponen
Kirjoittaja

Piia Peiponen

Piia on viestinnästä innostuva somenautiskelija ja lempeä kieliniuho, jota kiinnostavat muuttuva työ ja työelämä. Parhaiden juttujen kärkipäässä ovat hyvä kahvi, koukuttava kirja, lentokoneen nousun aiheuttama kipristys mahassa ja kaikki urheilulajit, joissa on mukana pallo.

Rekisteröidy nyt – Se on ilmaista, nyt ja aina. Saat tunnukset välittömästi.

Kerro mielipiteesi

Kerro mitä ajattelet!

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi!

Syötä sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään ja saat tuoreimmat blogikirjoituksemme suoraan sähköpostiisi kerran viikossa.
Lähetämme uusimmat kirjoitukset joka keskiviikko. Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa.

Lisää aiheesta

Asiakaspalvelun avainsana on yhteistyö

Kerroinkin sinulle jo aiemmin asiakaspalvelun varsin tyypillisestä päivästä. Jos et vielä ehtinyt lukea kyseistä kirjoitusta, voit tehdä sen täällä. Käyttäjillämme, heidän asiakkaillaan sekä viranomaistahoilla...
3.1.2018 Lue lisää »