Blogi

3.12.2014

7 keinoa kaaoksesta selviytymiseen

Joka suunnalta pukkaa uutta projektia samalla kun entiset deadlinet lähestyvät uhkaavasti. Lopulta et tiedä enää mitä pitäisi yrittää tehdä, etkä pysty keskittymään tai saa nukuttua. Kuulostaako tutulta? Alla listattuna seitsemän vinkkiä stressin hallintaan.

1. Selvitä mihin käytät aikasi

Ajankäytön hallinta on hyvä aloittaa miettimällä ensin omaa ajankäyttöä ja sitä minne vuorokauden tunnit todellisuudessa katoavat.

ajankäyttöympyräv2

Ajankäyttöympyrä auttaa hahmottamaan, mihin käytät päivittäin vuorokauden tunnit. Piirrä ympyrä ja jaa se sektoreihin sen mukaan miten aikasi jakautuu esimerkiksi työhön, matkustamiseen, nukkumiseen, syömiseen, liikuntaan ja tv:n katseluun. Mikäli ajankäytössä olisi parantamisen varaa tai haluaisit mahduttaa päiviisi jotain uutta, voit tehdä vastaavasti tavoitteellisen ajankäyttöympyrän.

2. Listaa tehtävät ja aikatauluta päiväsi

Selvitä mitä kaikkea sinun täytyy tehdä ja laadi tehtävälistat. Merkitse tehtävät asiat deadlinen tai prioriteetin mukaiseen järjestykseen. Kun saat yhden asian tehtyä, vedä se yli. Hallitsemattoman kaaoksen tunne helpottaa kun sinulla on kaikki tehtävät asiat selkeästi merkittynä ylös.

Kalenteri on tärkeä työkalu oman ajan hallintaan. Aikatauluta päiväsi, myös vapaa-aika. Stressi helpottaa kun sinulla on valmiina selkeä päiväohjelma. Jokaisen työpäivän alussa on hyvä miettiä, mitä teen tänään ja missä järjestyksessä. Kaikkea ei tarvitse kirjata ylös, riittää kunhan tiedostat päivittäiset ja viikottaiset tavoitteesi.

Aseta itsellesi realistisia tavoitteita sen suhteen, mitä aiot tehdä päivän tai viikon aikana. On turha asettaa tavoitteeksi tehdä kaikki asiat yhdellä kertaa, jos kuitenkin sisimmässäsi tiedät, ettei se ole mahdollista tai todennäköistä. Muista myös priorisoida aikasi, mieti mihin kannattaa panostaa ja mitä voi jättää vähemmälle huomiolle.

Hiljaisina hetkinä on hyvä ennakoida tulevaa kiirettä ja hoitaa kaikki hommat pois alta, mitä voit tehdä jo tänään – vaikka vielä ei olisikaan aivan pakko.

3. Älä yritä tehdä liian montaa asiaa yhtä aikaa

Jos yrität tehdä liian monta asiaa kerralla, et pysty keskittymään yhteenkään kunnolla. Keskity siihen mitä olet tekemässä:

– Älä esimerkiksi syö ja tee töitä samaan aikaan, vaan pidä selvä tauko ja jatka sitten. Tauko piristää ja saat lopulta enemmän aikaiseksi.

– Älä lue sähköposteja jatkuvasti, jos ne häiritsevät keskittymistä vaan päätä etukäteen, että tarkistat ne esimerkiksi 1-3 kertaa päivässä. Harkitse myös puhelimen laittamista hetkeksi äänettömälle.

– Kun vietät vapaa-aikaa ja tarkoituksena on rentoutua, jätä työajatukset taakse. Freelancerinkin kannattaa asettaa itse itselleen työajat samaan tapaan kuin tavallisessa palkkatyössä. Tietysti tällöin ei ole pakko noudattaa aina 9-17-rytmiä, mutta on hyvä kuitenkin erottaa selkeästi työ- ja vapaa-aika toisistaan.

4. Paluu perusasioihin

Riittävä yöuni on tärkeää jaksamisen kannalta. Tekeminen on huomattavasti tehokkaampaa kun on pirteä. Unen aikana keho saa levätä ja palautua päivän rasituksesta. Unen puute vaikuttaa myös vastustuskykyyn, muistiin, päätöksentekokykyyn ja suorituskykyyn (Terveyskirjasto). Mikä sitten on riittävästi unta? Yleensä aikuisille suositellaan n. 7-8 tunnin yöunia. Henkilökohtainen unen tarve kuitenkin vaihtelee: joku pärjää lyhyemmillä unilla kuin toinen.

Ehkäistäksesi väsymystä ja parantaaksesi työtehoa huolehdi tasaisesta energian saannista ja verensokeritasosta. Nestetasapainon kannalta on hyvä juoda huikka vettä säännöllisin väliajoin. Kannattaa varata työpöydän ääreen lasillinen vettä tai pitää mukana juomapulloa. Jos et ehdi syödä päivän aikana kunnon lounasta, varaa terveellistä välipalaa mukaan. Nälkäisenä on vaikea keskittyä.

Mitä kiireisempi olet, sitä tärkeämpää on tietoisesti huolehtia omasta fyysisestä jaksamisesta. Kukaan ei jaksa jatkuvasti työskennellä univajeessa, siksi toisinaan on parempi jättää yön tunneille jäänyt projekti kesken ja tehdä loppusilaus aamulla kun ajatus juoksee kirkkaammin.

5. Muista myös oma aika ja harrastukset

Älä unohda omaa aikaasi. Tee asioita, joista pidät. Ne piristävät ja antavat motivaatiota. Tärkeää on löytää tasapaino työn, kotitöiden, ihmissuhteiden ja oman vapaa-ajan välillä. Liikuntaharrastukset ovat erityisen hyviä lievittämään stressiä. Jos ei muuta, pidä päivän aikana esimerkiksi puolen tunnin tai tunnin tauko ja käy kävelyllä.

6. Älä lykkää ikäviä asioita

Monella on tapana lykätä stressiä aiheuttavia, tylsiä tai ikäviä asioita myöhemmäksi kunnes ne on aivan pakko tehdä. Viime hetkeen lykkääminen ei kannata, koska tällöin tulee helposti kiire. Paras tapa lievittää stressiä on alkaa tehdä tekemättömiä asioita. Kun saat asian tehtyä tai edes aloitettua, helpottaa kaaoksen tunne. Ota itseäsi niskasta kiinni ja aloita nyt.

7. Valikoi, delegoi, ulkoista

Jos löydät itsesi tilanteesta, ettet enää ehdi tehdä kaikkia sinulle tarjottuja töitä, on aika alkaa valikoida tai ulkoistaa tehtäviä. Jos et itse ehdi tehdä jotakin, voit kysyä tutulta freelancerilta olisiko hän kiinnostunut kyseisestä työtehtävästä.

Onko sinulla hyviä vinkkejä kaaoksen selättämiseen? Kommentoi ja kerro omat vinkkisi!

P.S. Lue myös aiempi postauksemme ajanhallinnan ohjelmista

sanna
Kirjoittaja

Sanna Laitinen

Sanna työskentelee UKKO.fi:ssä markkinoinnin ja asiakaskokemuksen kehittämisen parissa.

Rekisteröidy nyt – Se on ilmaista, nyt ja aina. Saat tunnukset välittömästi.

Kommentit

  1. Michael Perukangas sanoo:

    1. Selvitä mihin käytät aikasi. ”Piirrä ympyrä ja jaa se sektoreihin sen mukaan miten aikasi jakautuu esimerkiksi työhön, matkustamiseen, nukkumiseen, syömiseen, liikuntaan ja tv:n katseluun. Mikäli ajankäytössä olisi parantamisen varaa tai haluaisit mahduttaa päiviisi jotain uutta, voit tehdä vastaavasti tavoitteellisen ajankäyttöympyrän.”

    Onhan tässä entraamisen varaa, joo. Voin esimerkiksi muuttaa työmatkoihin kuluvaa aikaa kahdella tavalla: vaihtamalla bussin fillariin, jolloin menisi työmatkoihin 2 tunnin asemesta 6. Toinen tapa vaikuttaa asiaan on irtisanoutuminen. Nukkuisinkin mielelläni enemmän, minkä jokainen puolivuotiaan pienen tytön (tai pojan) vanhempi tekisi. Teeveetä en katso ollenkaan, ja liikkumisen hoidan nykyisin pääsääntöisesti integroidusti, d.v.s juoksemalla lastenvaunulenkit.

    2. Listaa tehtävät ja aikatauluta päiväsi.

    No, tää ei kyllä mene näin. Osastonsihteerin työssä ei ole mahdollista ennakoida, mitä sieltä taivaasta tippuu. Tai jostakin hämärämmästä paikasta. Puhumattakaan siitä, että aina yksi, jo aloitettu työtehtävä keskeytyy esimerkiksi siksi että ovipuhelin soi.

    3. Älä yritä tehdä liian montaa asiaa yhtä aikaa

    Kai minä sitten voisin repiä sen ovipuhelimen irti, ja laittaa työpuhelimen pois päältä. Tulisi vaan potkut. Enkä nytkään sitäpaitsi kykene suoriutumaan kahdesta erityyppistä ajattelemista vaativasta työtehtävästä samanaikaisesti kovinkaan kunniallisesti, joten huoli on oikeastaan turha. En yritä kun tiedän että ei siitä mitään tule, mutta pakko se on silti kaatua nenilleen joka päivä.

    4. Paluu perusasioihin

    Jutussa mainitaan uni, juominen ja ravitsemus. Uni on jo mainittu minunkin jutussani, ja yritänkin aamuisin jatkaa nukkumistani bussissa. Kehoa ei kuitenkaan voi käskeä nukkumaan. Juon pari pullollista vettä jokaisen työpäivän aikana, ja syön runsaasti lisäaineita sisältäviä eineksiä, koska minulla ei ole varaa laittaa 130 euroa kuussa työpaikkaruokailemiseen. Se on vähän niinkuin kahden viikon työmatkabusseiluun kuluva hinta, jolloin voisin yhtä hyvin valita, jätänkö tulematta töihin parillisina vaiko parittomina viikkoina.

    5. Muista myös oma aika ja harrastukset

    Harrastukseni ovat: aktivismi, musiikinkuuntelu, kirjallisuus ja liikunta. Aktivisti olen koko ajan tietokoneen äärellä istuessani, ja oikeastaan parasta aktivismia on elämänpolitiikka: mikäs sen parempi tapa puolustaa kaupunkimetsien virkistyskäyttöä kuin käyttää niitä virkistys. Musiikkia kuuntelen kuulokkeista istuessani bussissa, jolloin myös luen. Paitsi kotimatkalla, jolloin en lue, koska silloin nukun, joka on sitä asiaa, jota en osaa tehdä aamuisin menomatkalla. Liikunta onkin jo tullut käsitellyksi.

    6. Älä lykkää ikäviä asioita

    Seisovasta pöydästä otan viimeiseksi parhailta maistuvia asioita, jotta suuhuni jäisi hyvä maku. Vakavammin sanoen: tyhjennän käyttötilini palkkapäivänäni, koska on parempi maksaa laskut silloin kun likviditeettiä vielä on.

    7. Valikoi, delegoi, ulkoista. ”Jos löydät itsesi tilanteesta, ettet enää ehdi tehdä kaikkia sinulle tarjottuja töitä, on aika alkaa valikoida tai ulkoistaa tehtäviä. Jos et itse ehdi tehdä jotakin, voit kysyä tutulta freelancerilta olisiko hän kiinnostunut kyseisestä työtehtävästä.”

    Näinhän voi kyllä toimia. Tiedän ihmisiä, jotka näin tekevätkin. Heitä kutsutaan esimiehiksi.

  2. Sanna Laitinen sanoo:

    Hei

    Kiitos omien kokemuksien jakamisesta. Tämä ajan riittämättömyyden kanssa kamppaileminen on toisinaan melko haastavaa. Ei muuta kuin tsemppiä ja mukavaa talven jatkoa! 🙂

Kerro mielipiteesi

Kerro mitä ajattelet!

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi!

Syötä sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään ja saat tuoreimmat blogikirjoituksemme suoraan sähköpostiisi kerran viikossa.
Lähetämme uusimmat kirjoitukset joka keskiviikko. Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa.

Lisää aiheesta