Verkkolaskutus: Mitä kaikkea kevytyrittäjän tulee tietää verkkolaskutuksesta?

Verkkolaskutus on sähköinen laskutuksen tapa, joka helpottaa ja nopeuttaa maksuliikennettä. Verkkolaskutus ei ole tarkoitettu ainoastaan isoille yrityksille, vaan sitä voi hyödyntää helposti myös pienyrittäjä ja kevytyrittäjä.

Tässä artikkelissa kerromme tiiviissä paketissa kaiken, mitä kevytyrittäjän tulee tietää verkkolaskuista ja kuinka kevytyrittäjä voi lähettää verkkolaskun.

Mikä on verkkolasku ja miten se eroaa e-laskusta tai sähköpostilaskusta?

Verkkolasku on digitaalisessa, koneluettavassa muodossa toimitettava lasku. Se saapuu suoraan yritysasiakkaan taloushallinto-ohjelmaan, josta vastuuhenkilön tai yrittäjän on helppo tarkistaa ja hyväksyä lasku. Maksutietoja ei tarvitse syöttää erikseen, mikä nopeuttaa laskujen maksua, erityisesti isoissa yrityksissä, joissa tarkastettavia ja maksettavia laskuja on paljon.

Verkkolaskuista puhutaan, kun laskutetaan toista yritystä. Yritysten välisessä kaupassa laskuttaja tarvitsee vain asiakasyrityksensä verkkolaskutusosoitteen lähettääkseen verkkolaskun.

Asiakkaan ollessa yksityishenkilö, puhutaan puolestaan e-laskusta. E-lasku eroaa verkkolaskusta siinä, että asiakkaan on tehtävä laskuttavan yrityksen kanssa e-laskutussopimus ennen kuin e-laskutus voidaan ottaa käyttöön. Yksityishenkilö saa e-laskun omaan verkkopankkiinsa.

 

 

Tässä vielä lyhyt yhteenveto erilaisista laskutuksen tavoista ja nimistä, joilla niitä kutsutaan:

Verkkolasku

Yritykseltä toiselle lähetettävä digitaalinen, koneluettava lasku. Laskun maksaminen vaatii vain tarkistuksen ja hyväksymisen, sillä taloushallinto-ohjelma lukee maksutiedot automaattisesti.

E-lasku

Yksityishenkilölle lähetettävä digitaalinen koneluettava lasku. Toimii samaan tapaan kuin verkkolasku, mutta yksityishenkilö saa laskun verkkopankkiinsa, josta voi tarkistaa ja hyväksyä sen.

Sähköpostilasku

Laskun voi lähettää asiakkaalle – yksityishenkilölle tai yritykselle – myös sähköpostilla. Tällöin lasku lähetetään usein sähköpostin liitetiedostona esimerkiksi PDF-muodossa. Lasku maksetaan kuin tavallinen postissa saapuva paperilasku: syöttämällä maksutiedot manuaalisesti verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmaan.

Sähköinen lasku

Kun halutaan viitata ylipäätään sähköisesti toimitettavaan laskuun, voidaan arjessa puhua sähköisestä laskusta, oli kyseessä sitten e- tai verkkolasku, tai ihan vain sähköpostitse lähetettävä lasku.

Voit lukea vielä tarkemmin yritysten välisen verkkolaskun toiminnasta Tietoyhteiskunnan kehittämis ry TIEKEn sivuilta.

 

Miten voin lähettää verkkolaskun kevytyrittäjänä?

Lähettääksesi asiakkaillesi verkkolaskuja kevytyrittäjänä, tarvitset vain laskutusohjelmiston tai -palvelun, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen – ja asiakkaasi verkkolaskutusosoitteen. Asiakkaan verkkolaskutusosoitteen voit löytää suoraan heidän verkkosivuiltaan tai kysymällä asiakkaalta. Usein etenkin suuremmat yritykset toivovat laskut ensisijaisesti verkkolaskuina, sillä ne helpottavat taloushallinto-osaston työtä.

Esimerkiksi UKKO.fi Kevytyrittäjänä voit lähettää verkkolaskuja helposti. Valitessasi laskun toimitustavaksi verkkolaskun, järjestelmä pyytää sinua täyttämään asiakasyrityksesi verkkolaskutusosoitteen – ja siinä se!

Jotkut laskutusohjelmistot vaativat verkkolaskun lähettämiseksi myös operaattoritunnuksen. Operaattori tai välittäjä on palvelu, jonka kautta verkkolasku kulkee, ja operaattoritunnus auttaa ohjelmistoa ohjaamaan verkkolaskun oikeaan paikkaan. Riippuu laskutusohjelmasta ja sen toimintatavoista, tarvitaanko laskun lähettämiseen välittäjätunnus vai ei. UKKO-palvelussa välittäjätunnusta ei tarvita!

Mitä tietoja laskulla tulee ylipäätään olla? Katso täältä artikkelimme, jossa kerromme selkeästi, miten ensimmäisen laskun tekeminen onnistuu.

Vuonna 2021 tuli voimaan uusi laki verkkolaskutuksesta. Lue täältä, miten verkkolaskulaki muutti verkkolaskutusta.