Ajanhallinta on avain minkä tahansa työn onnistumiseen

Olemme jakaneet tässä blogissa lukemattomia vinkkejä kevytyrittäjän markkinointiin liittyen. Tärkein oivallus, jonka kevytyrittäjä voi tehdä, on kuitenkin oman työn oikea hinnoittelu. Kun kevytyrittäjä myy laskutuspalvelun kautta omaa osaamistaan, hän myy omaa aikaansa – ja tälle ajalle hän asettaa hintalapun. Ajanhallinta onkin hänelle tärkeä taito!

Sen jälkeen, kun hinnasto ja oma palvelukonsepti alkaa olla kunnossa, voi kevytyrittäjä keskittyä varsinaisen työn suorittamiseen mahdollisimman hyvin. Vaikka tavoitteena onkin yleensä pyrkiä mahdollisimman hyvään lopputulokseen, syntyy meille kaikille välillä rutiineja, jotka eivät välttämättä takaa tätä parasta mahdollista tulosta.

Ajanhallinta vaatii harjoittelua

Yksi erinomainen esimerkki tällaisista rutiineista on oman ajan hallinta. Vaikka kalenteri olisi paras ystäväsi, voi aikatauluista kiinnipitäminen, ajoissa oleminen ja työmäärän hahmottaminen olla hakusessa. Omaan ajanhallintaan kannattaa panostaa, sillä jo hyvinkin pienillä päivittäisillä muutoksilla on mahdollista saada aikaan merkittävä säästä ajassa – tämän lisäksi toki myös säätäminen vähenee ja hermoja säästyy.

Vaikka itse olen melko hyvä noudattamaan omaa kalenteriani esimerkiksi tapaamisten suhteen, on minulla silloin tällöin haasteita rytmittää työni niin, ettei kaikkea tarvitse saada valmiiksi kerralla. Olen tietoisesti koittanut kehittää omaa ajanhallintaani, joten jaan nyt sinulle omat parhaat vinkkini aiheesta.

Parhaat vinkit, joilla ajanhallinta onnistuu

Kokoa etukäteen lista tehtävistä, jotka haluat saada päivän aikana valmiiksi. Voit tarvittaessa luoda myös etukäteen listan tulevan viikon tai vaikkapa vuoden tehtävistä. Tee tehtäviä vain kyseisen päivän to do -listaltasi ellei mitään välittömästi reagointiasi vaativaa tapahdu.

Jätä kalenteriisi tyhjiä välejä kaikille päiville, jotta sinun on mahdollista ottaa tehtävälistallesi tarvittaessa jotakin kiireellistä. Jätä myös aina mahdollisuuksien mukaan kymmenen minuuttia tai vartti tapaamisten väliin. Näin et loppupäivän aikataulusi eivät mene pilalle, vaikka päivän ensimmäinen kokous venyisi. Ehdit myös koota ajatuksesi seuraavaa tapaamista varten.

Kokoa kaikki tehtävät työt yhteen ja samaan paikkaan. Kokemuksesta voin sanoa, että kolmen eri muistiinpanosovelluksen yhtäaikainen käyttö ei tuo työllesi lisäarvoa. Valitse siis itsellesi sopivan tapa pitää itsesi ajantasalla tekemättömistä töistäsi. Huolehdi, että lisäät myös sähköpostilla tai pikaviestillä tulleet tehtävänannot muistiinpanoihisi.

Perinteinen paperinen muistivihko tai paperikalenteri voi aivan hyvin ajaa tämän asian, mutta verkossa on lukuisia ilmaisia ja maksullisia sovelluksia, joista voit valita mieleisesi. Kollegan vinkistä itse olen nyt tutustunut Googlen Keep -sovellukseen, mutta kannattaa harkita myös esimerkiksi Trelloa, Evernotea tai Outlookin One Notea.

Määrittele tehtävät tärkeysjärjestykseen. Jos tehtävien töiden lista tuntuu sekametelisopalta, joka vain kasvaa kasvamistaan, etkä tiedä, mistä aloittaa, ota avuksi tehtävien määrittely tärkeyden mukaan. Ota käyttöön neljä kategoriaa, joiden avulla jaottelet työt: Kiireellinen ja tärkeä. Ei kiireellinen, mutta tärkeä. Kiireellinen, mutta ei tärkeä. Ei kiireellinen eikä tärkeä.

Myös priorisointi kannattaa!

Muista, että sinun ei tarvitse tehdä kaikkea yksin. Ajanhallinta on huomattavasti helpompaa, kun jaat vastuita eri tahoille! Kevytyrittäjänä voit helposti jakaa osan töistäsi laskutuspalvelun hoidettavaksi.

UKKO.fi:n kautta töitään laskuttavat “kevytyrittäjät” toimivat yrittäjämäisesti asiakkaansa itse hankkien ja työkeikkansa sopien sekä hoitaen. He hoitavat itse myös liiketoimintansa suunnittelun ja työtarjoamansa markkinoinnin.

UKKO.fi taas hoitaa kevytyrittäjien puolesta sen paperityön ja byrokratian, mikä toiminimiyrittäjän tulisi hoitaa itse. Tähän kuuluu muun muassa laskujen lähetys ja maksunvalvonta, palkanlaskenta, lakisääteiset maksut ja ilmoitukset sekä vakuutukset.

Millaisilla vinkeillä sinä olet pääsyt oman kalenterisi herraksi?

Tämä artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran 20.9.2018. Sitä on päivitetty 10.9.2020.

Kirjoittaja Piia Peiponen on viestinnästä innostuva somenautiskelija ja lempeä kieliniuho, jota kiinnostavat muuttuva työ ja työelämä. Inspiraation lähteinä kirjoituksiin ja elämään toimivat ilmiöt ja ihmiset.