Blogi

6.3.2018

Onko kiire unelmiesi tiellä?

Monen mielestä yrittäjän työssä parasta on vapaus. Mutta vapaus tehdä mitä ikinä näkee tärkeäksi tuo monesti tullessaan haasteita ajankäytön kanssa.

Toisaalta pitäisi markkinoida omia palveluita ja etsiä uusia asiakkaita, toisaalta pitäisi kehittää yritystä ja sen toimintoja. Lisäksi pitäisi olla nykyisten asiakkaiden tavoitettavissa ja käytettävissä. Sekä tietysti ne paperityöt, vuosi-ilmoitukset, ennakkoverot, kulukuitit ja muut aikasyöpöt.

Omaa aikaamme leimaa siis usein kiire. Kiire tuntuu muodostuneen jonkinlaiseksi statussymboliksi, vaikka niin ei pitäisi olla. Mitä tärkeämpi ihminen, sen kiireisempi hän on, olemme ajatelleet. Näin ei kuitenkaan missään nimessä pitäisi olla, vakuuttaa asiantuntija.

Kiire tarkoittaa harvoin tehokkuutta

Yrittäjät ovat usein kiireisiä, paikasta ja tapaamisesta toiseen pitää juosta, jotta välillä ehtii tehdä niitä kuuluisia oikeitakin töitä. Illalla vielä pitää päivittää somea, lukea sähköpostit ja vastata asiakkaille. Vapaa-ajallakin tulee usein vilkuiltua puhelinta, seurattua klikkejä, tilauksia, maileja ja alan keskustelua sekä uutisia. Kuulostaako liiankin tutulta?

Kiireessä ajatukset karkailevat sinne tänne, seuraavaan työtehtävään, huomiseen palaveriin ja eilisen rästitöihin. Kiire tekee meistä alttiimpia virheille ja jopa onnettomuuksille. Saamme enemmän aikaan hidastamalla ja keskittymällä käsillä olevaan asiaan kuin sinkoilemalla tehtävästä ja ajatuksesta toiseen. Toki helpommin sanottu kuin tehty.

Kiire on haitaksi myös jokapäiväisille kohtaamisillemme läheistemme ja kollegoidemme kanssa. Kiireessä emme ehdi olla läsnä ja huomioida keskustelukumppaniamme kokonaisvaltaisesti. Kiireinen ihminen saattaa tahattomasti vaikuttaa kireältä ja siksi jättää negatiivisen mielikuvan esimerkiksi asiakastapaamisessa.

Miten sitten voimme parantaa omaa ajanhallintaamme? Listasin tähän kirjoitukseen muutamia vinkkejä, joista osa on omasta käytännön kokemuksesta kumpuavaa ja osa koottu asiantuntijoilta. Ota talteen itsellesi sopivimmat neuvot ja ala hallita omaa ajankäyttöäsi.

Tee konkreettinen ero työn ja vapaa-ajan välillä

Omasta työstä innostuminen ja motivaatio työtä kohtaan vaikuttavat suoraan työhön käytettyyn aikaan ja saattavat samalla hämärtää rajaa työajan ja vapaa-ajan välillä, kun työasiat pyörivät mielessä iltaisin ja viikonloppuisinkin. Tämä on näkyy erityisen selvästi yrittäjien työmäärässä, mutta toki myös monilla asiantuntijatyötä tekevillä.

Etätyöpäivinä on ainakin itseni paljon vaikeampi vetää selkeää rajaa siihen, mihin työpäivä päättyy ja milloin oma aika alkaa. Sovittu meno tai esimerkiksi kello 17 alkava jumppa päättää kuitenkin työpäivän tehokkaasti – hikeä pyyhkiessä takuulla karisevat myös viimeisetkin työajatukset.

Luovu turhasta

Teetkö jotakin tehtävää vain tekemisen vuoksi tai siksi, koska niin on aina tehty? Älä tee. Helpoin tapa raivata tilaa kalenteriin on poistaa sieltä kaikki turhat rutiinit. Pidä vaikka viikon ajan kirjaa työtehtävistäsi, jotta saat selville, mihin aikasi oikeasti menee. Voit yllättyä tuloksesta! Päiväkirjaa tutkimalla voit löytää aikaa siirrettäväksi sinne, missä sitä oikeasti tarvitset.

Keskeyttääkö saapuva sähköposti, pikaviesti tai somenotifikaatio sinut? HS:n toimittaja laski, että hänen työnsä keskeytyi päivän aikana jopa 70 kertaa. Sulje siis kaikkien sovellusten push-ilmoitukset ja opettele rytmittämään päiväsi niin, että tarkistat sometilit ja sähköpostit vaikkapa kahdesti päivässä.

Opettele myös sanomaan ei. Anna välillä kieltävä vastaus, kun eteesi tulee työtarjous, johon et realistisesti arvioituna ehdi tarttua. Opettele myös delegoimaan rutiinitehtäviä eteenpäin. Kontrollista luopuminen todennäköisesti vähentää omaa stressiäsi, kun vain uskallat päästää irti. Yrittäjänä säästät omaa aikaasi myös ostamalla palveluja alihankkijoilta; näin ehdit paremmin keskittymään ydintyöhösi eli asiakkaidesi palvelemiseen.

Pidä huolta itsestäsi

Ajanhallinta ei ole helppoa, mutta väsyneenä se on mahdotonta. Muista siis huolehtia itsestäsi, jotta jaksat pyörittää arkea ja pitää huolta siitä, että arki ei pyöritä sinua. Tee vapaa-ajallasi asioita, joista saat voimaa ja jotka tuovat sinulle iloa. Ulkoile, liiku, anna aikaa läheisillesi, syö hyvin ja nuku riittävästi.

Muista myös tauottaa työtäsi. Jo hyvinkin lyhyet suunnitellut tauot auttavat pitämään keskittymistason ylhäällä: nouse venyttelemään, käväise keittiössä tai siirry hetkeksi kollegan luo jutustelemaan. Jotta työtehosi ja keskittymisesi säilyvät korkeana, syö kunnolliset ateriat myös kiireisimpinäkin päivinä.

Suunnittele huolella

Oletko listaihmisiä? Itse olen erittäin paljon, mutta helmasyntini on moneen eri paikkaan kootut listat. Kun vähän väliä joku uusi tekemätön työ pomppaa silmille, kasvaa stressi eksponentiaalisesti ja tekeillä oleva työ häiriintyy. Kokoa siis tekemättömät työt yhteen paikkaan, jotta hahmotat kokonaisuuden selkeämmin ja voit paremmin suunnitella työpäiväsi tai -viikkosi kulun. Päätä viimeistään edellisen työpäivän päätteeksi, mitä asioita teet seuraavana päivänä. Voit myös seurata listaasi, jos se on jäsennelty tehtävien prioriteetin mukaan.

Yhtä listaa käyttämällä pysyt helpommin perillä siitä, mitä on tehtävä seuraavaksi, mutta pystyt myös yhdellä silmäyksellä toteamaan, onko kollegan, asiakkaan tai pomon ehdottamalla projektille tai tapaamiselle aikaa. Näin et lupaudu mukana enempään kuin pystyt.

Nykyisin on myös olemassa lukuisia ajanhallintasovelluksia, valitse niistä oma suosikkisi ja ota siitä kaikki hyöty irti!

Puuttuuko listalta joku oleellinen vinkki? Voit jakaa omat neuvosi kirjoituksen kommenttikentässä!

Monelle yrittäjälle juuri ajanhallinta on se kompastuskivi ja kiire on unelmien toteuttamisen tiellä. Tästä aiheesta keskustelemmekin tänään tiistaina 6.3. myös Twitterissä kello 12 tunnisteella #UKKOtuokio – tule mukaan keskustelemaan!

Pssst! Ahdistavatko paperityöt? Haluaisitko käyttää aikaasi sen sijaan tuottavaan työhön? Ryhdy kevytyrittäjäksi ja jätä byrokratia meidän huoleksemme!

Piia Peiponen
Kirjoittaja

Piia Peiponen

Piia on viestinnästä innostuva somenautiskelija ja lempeä kieliniuho, jota kiinnostavat muuttuva työ ja työelämä. Parhaiden juttujen kärkipäässä ovat hyvä kahvi, koukuttava kirja, lentokoneen nousun aiheuttama kipristys mahassa ja kaikki urheilulajit, joissa on mukana pallo.

Rekisteröidy nyt – Se on ilmaista, nyt ja aina. Saat tunnukset välittömästi.

Kerro mielipiteesi

Kerro mitä ajattelet!

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi!

Syötä sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään ja saat tuoreimmat blogikirjoituksemme suoraan sähköpostiisi kerran viikossa.
Lähetämme uusimmat kirjoitukset joka keskiviikko. Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa.

Lisää aiheesta