Edustuskulut ja neuvottelukulut kirjanpidossa – tiedätkö näiden eron?

Olet toiminimiyrittäjä ja mietit, millaisia vähennyksiä olet oikeutettu tekemään verotuksessa? Siinä tapauksessa jatka lukemista.

Kerromme sinulle tässä artikkelissa käytännön esimerkkien avulla, mitä eroa on edustuskuluilla ja neuvottelukuluilla ja kuinka voit vähentää nämä kulut yrityksesi verotuksessa. Oikeanlaisella suunnittelulla ja dokumentoinnilla voit säästää pitkän pennin, joten mikäli olet tarkan markan Mikko tai Maija, kannattaa lukea tämä artikkeli huolella!

Mitä ovat edustuskulut?

Edustuskulut määritellään sellaisiksi kuluiksi, jotka kohdistuvat yrityksesi ulkopuolisiin sidosryhmiin. Tällaisia sidosryhmiä ovat esimerkiksi asiakkaat. Edustuskuluja voi aiheutua esimerkiksi kutsuessasi asiakkaasi neuvottelemaan tulevan sopimuksen ehdoista lounaan äärelle. Yleisesti ottaen nämä kulut ovat seurausta yrityksesi liikesuhteiden ylläpitämisestä tai niiden kehittämisestä. Edustuskuluja voi syntyä myös siinä vaiheessa, kun pyrit luomaan uusia liikesuhteita. Eräs hyvin tyypillinen edustuskulujen muoto on liikelahjat.

Edellä mainittujen lisäksi edustusmenoja syntyy myös esimerkiksi majoitus- ja matkakuluista ollessasi edustusmatkalla sekä menoista, jotka liittyvät huoneistoon taikka kiinteistöön, jota käytetään edustustilaisuuksissa. Olet saattanut palkata edustustilaisuuteen myös tarjoiluhenkilökuntaa, jolloin heidän palkkansa lasketaan edustusmenoiksi. Edustusmenoja ovat myös poistot, jotka tehdään sellaisen omaisuuden hankintamenoista, joka on tarkoitettu edustamiseen.

On tärkeää tietää, että edustuskulut ovat verotuksessa vain 50% vähennyskelpoisia. Samalla tulee myös muistaa, että jos edustuskulut sisältävät arvonlisäveroa, ei tämä vero ole vähennyskelpoinen.

Neuvottelukulut vs. edustuskulut?

Neuvottelu- ja edustuskulujen suurin ero on siinä, että kun edustuskulut muodostuvat aina yrityksen ulkopuolisten sidosryhmien aiheuttamista menoista, niin neuvottelukulut aiheutuvat tavallisesti oman yrityksesi sisäisistä neuvotteluista. Saatat neuvotella esimerkiksi eri viranomaistahojen kanssa tai tavata tilintarkastajasi, jolloin sinulle kertyy neuvottelukuluja. Nämä kulut saat vähentää yrityksesi verotuksessa 100%.

Huomioithan kuitenkin, että palaverikuluiksi ei hyväksytä suuria alkoholimääriä tai ylenpalttisia ruokakestejä. Tavanomainen tarjoilu neuvottelujen aikana katsotaan kuitenkin neuvottelukuluiksi, jonka saat vähentää verotuksessa kokonaisuudessaan. Jos järjestät esimerkiksi pikkujoulut yrityksesi omille työntekijöille ja jos pystyt todentamaan, että tarjoilu pikkujouluissa on ollut kohtuullista, voit vähentää tarjoilun aiheuttamat kulut verotuksessasi kokonaisuudessaan.

Vaikka perusperiaate onkin, että neuvottelukulut syntyvät oman yrityksen sisällä, niin joissakin tapauksissa neuvottelukuluja voi kuitenkin syntyä myös neuvotellessasi asiakkaidesi kanssa ja tarjotessasi heille jotakin pientä ja tavanomaista.

Jos aiot vähentää tällaisia kuluja verotuksessa, tulee sinun pitää huolta siitä, että sinulla on dokumentteja, jotka kertovat tilaisuuden luonteen, sekä sen kenen kanssa ja miksi tilaisuus on järjestetty. Tarkka dokumentointi on tärkeää, koska ilman kunnollista todistusaineistoa tulkitaan yrityksesi neuvottelukulujen helposti olevankin edustuskuluja, jolloin saat vähentää verotuksessa pienemmän summan kuin alun perin suunnittelit. Pienyrittäjälle ero voi olla merkittävä, erityisesti, jos järjestettäviä tilaisuuksia on paljon.

Esimerkkinä voidaan ottaa 100 euron arvoinen edustuslounas, jonka tarjoat tärkeälle asiakkaallesi. Tulohyödyn jälkeen yrityksesi nettokustannus lounaasta on noin 90 euron suuruinen. Saat vähentää tästä 50% eli puolet tuloverotuksessa tuloveron ollessa 20%. Jos edustuslounas kuitenkin tulkitaan neuvottelumenoksi jää yrityksellesi lounaasta nettokustannusta enää noin 70 euron verran, josta saat vähentää tuloverotuksessa 100% tuloveron ollessa 20% ja arvonlisäverovähennyksen ollessa 14%. Jos tällaisia lounaita tulee tarjottua usein, alkaa ero tuntua pienyrittäjän kukkarossa.

Toisinaan ero neuvottelu- ja edustuskulujen välillä on kuin veteen piirretty viiva, mutta koska toiset kulut saa vähentää verotuksessa vain 50% ja toiset 100%, on yrittäjän edun mukaista pyrkiä todentamaan, että vähennysoikeus on 100%. Huolehdi siis järjestämiesi neuvottelutilaisuuksien dokumentoinnista! Dokumenteiksi käyvät kuitit ja laskut, joista löytyy pakolliset merkinnät, kuten antopäivä, myyjän alv-tunniste ja verokanta. Pienyrittäjän kannattaa pyrkiä ottamaan vähennyksistä kaikki irti.

Mikäli kaipaat tarkempia ohjeistuksia, suosittelemme lukemaan aiheesta lisää verottajan sivuilta.

Yhteenveto edustus- ja neuvottelukuluista

Neuvottelukulut:

• Yrityksen sisäiset palaverit
• Lounas esimerkiksi tilintarkastajan tai konsultin kanssa
• Pienehköt tarjoilut
• Pikkujoulut henkilöstön kanssa, jos tarjoilu ollut kohtuullista
• 100% vähennysoikeus elinkeinotulon verotuksessa

Edustuskulut:

• Esimerkiksi asiakastapaamiset tai lounas asiakkaan kanssa
• Edustuskuluista ei voi vähentää arvonlisäveroa
• 50% vähennysoikeus elinkeinotulon verotuksessa

Olemme kirjoittaneet myös aiemmin toiminimiyrittäjän verovähennyksistä, joista voit lukea täältä.

Edustuskulut, neuvottelukulut? Ei hätää me autamme!

Mikäli tarvitset näihin asioihin lisävinkkejä tai olkapään, jolta saada tukea, älä epäröi olla yhteydessä meihin.

Nämä asiat kannattaa aina tarkistaa omalta kirjanpitäjältäsi. Varsinkin, jos olet epävarma siitä, onko kyseessä edustuskulu vai neuvottelukulu.

UKKO Toiminimiyrittäjyyden asiakaspalvelu vastaa puhelimeen arkisin klo 9-16 numerossa 09 427 208 61. Yhteyttä voit ottaa myös sähköpostitse asiakaspalvelu@ukkopro.fi.

Kirjoittaja Suvi Kylmälä