Toiminimen kirjanpito itse – Milloin se on järkevää?

Aloittelevalle yrittäjälle painotetaan usein, että toiminimen kirjanpito on tärkeää jättää tilitoimiston huoleksi ja keskittyä itse uuden yrityksen ydinosaamiseen, mutta onko olemassa tilanteita, joissa yrityksen kirjanpito kannattaisi tehdä itse? Itse asiassa sellaisia tilanteita on yllättävänkin paljon.

Kerromme tässä artikkelissa tilanteista, joissa yrittäjän kannattaa huolehtia sekä kirjanpidostaan että niistä välineistä, joiden avulla kirjanpidon hoitaminen omatoimisesti on todella helppoa ja nopeaa.

Milloin kirjanpito kannattaa tehdä itse?

On tilanteita, jolloin voi olla järkevämpää tehdä kirjanpitoa ohjelman avustuksella, kuin että maksaisi kalliita laskuja tilitoimistoille. Esimerkiksi kun yrityksesi liiketoiminta on pienimuotoista ja kirjanpito on niin yksinkertaista, että samat tapahtumat toistuvat kuukausittain. Mikäli myös koet, että sinulla on valmiuksia ja motivaatiota omatoimiseen kirjanpitoon, voi se silloin olla järkevää.

Tänä päivänä löytyy useita sähköisiä kirjanpito-ohjelmia, joissa ainestoa säilytetään verkossa. Nämä tuovat helpotusta kirjanpidon tekemiseen, sillä yrittäjän ei tarvitse kuin lisätä tositteet ohjelmaan, josta ne siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Suurin osa näistä ohjelmista on helppokäyttöisiä, jolloin kirjanpito-ohjelman opiskelu ei vie paljon aikaa yrittäjältä.

Opit uusia asioita tekemällä kirjanpitosi itse

Eräs tärkeimmistä syistä oman kirjanpidon laatimiseen on se, että näin tehdessäsi sinun on pakko perehtyä sekä kirjanpidon että verotuksen perusasioihin sen verran perusteellisesti, että yrityksesi saa kaiken hyödyn irti esimerkiksi verovähennyksistä. Kun opit ymmärtämään niin verotus- kuin talousasioita, sinulla on entistäkin paremmat mahdollisuudet tehdä yrityksesi kannalta järkevämpiä päätöksiä.

Yrittäjänä olet itse vastuussa siitä, että yrityksesi pystyy vastaamaan toimintansa aiheuttamista kustannuksista ja tuottamaan toivomasi suuruista voittoa. Tehdessäsi kirjanpitoasi itse, tutustut samalla oman yrityksesi kustannusrakenteeseen, mikä taas auttaa sinua hahmottamaan, millaisia kuluja yritystoiminnastasi aiheutuu. Samalla voit miettiä entistä tehokkaampia keinoja, joiden avulla voit pienentää toiminnan aiheuttamia kuluja.

Osa yrittäjistä haluaa pitää kaikki mahdolliset langat omissa käsissään tietääkseen tarkalleen yrityksensä tilanteen ja tulevaisuudennäkymät. Kirjanpidon tekeminen on osa tätä laajaa kokonaisuutta, josta huolehtimalla yrittäjä voi jälleen ottaa haltuun yhden tärkeän palan yrityksensä toimintakokonaisuudesta.

Näin säästät rahaa kirjanpito-ohjelman avulla

Jos tiedät mitä teet, voit säästää kirjanpidon kustannuksissa tekemällä yrityksesi kirjanpidon itse. Jos yritystoimintasi on sen verran pienimuotoista, että sinulta jää vielä aikaa yrityksen perustyön jälkeen, voi olla järkevää tehdä kirjanpito itse kirjanpito-ohjelman avulla ja näin säästää myös kuluissa. Hyvätasoisten tilitoimistojen kirjanpitäjä saattaa laskuttaa pelkästä työtunnista arvonlisäverottomana noin 75-100€. Ja monesti näille joutuu vielä maksamaan jokaisesta tositteesta erikseen. Kun taas jos otat käyttöösi kirjanpito-ohjelman, maksat vain korkeimmillaan noin 60 euroa kuukaudessa siitä.

Äsken mainitun kaltaiset sähköiset kirjanpito-ohjelmat toimivat yleensä pilvipalveluna verkossa, jolloin tietokoneelle ei siis tarvitse ladata tai asentaa mitään.

UKKO Yrittäjä-palvelu toiminimelle eroaa muista kirjanpito-ohjelmista, sillä palvelun kuukausihintaan sisältyy myös henkilökohtaista neuvontaa ja tukea.

Voit lukea tarkemmin mitä palvelu sisältää: Kirjanpito-ohjelma UKKO-toiminimiyrittäjälle.

Millaisia taitoja ja ominaisuuksia kirjanpidon tekeminen vaatii?

Yrittäjä, jolla on matemaattisia taitoja tai joka vähintäänkin pitää numeroista ja laskemisesta, saattaa tehdä mielellään yrityksensä kirjanpidon itse. Pienen yrityksen kirjanpidon hoitaminen onnistuu kuitenkin ilman, että tarvitsee olla matikkanero. Varsinkin jos apuna käytetään helppokäyttöistä kirjanpito-ohjelmaa, joka tekee suurimman osan työstä.

Yrityksen kirjanpidon hoitaminen vaatii myös tarkkuutta ja järjestelmällisyyttä. Tässäkin haasteessa erilaisista sähköisistä kirjanpito-ohjelmista voi kuitenkin olla korvaamatonta apua. Ohjelma voi esimerkiksi auttaa sinua järjestämään yrityksesi erilaiset tositteet, mikä taas helpottaa ja nopeuttaa työtä huomattavasti.

Yrittäjä, joka oppii mielellään uusia asioita ja ottaa selvää itselleen vieraista asioista, saattaa päätyä muita helpommin hoitamaan yrityksensä kirjanpitoa omatoimisesti. Tämä vaatii jonkin verran kirjanpitoon perehtymistä, mikä voi olla todella antoisaa tiedonhaluiselle yrittäjälle, joka janoaa uutta tietoa.

Kirjanpidon sanasto lyhyesti

Käymme tässä lyhyesti läpi vielä kirjanpidon sanastoa, jotta tärkeimmät käsitteet tulisi haltuun.

Tuloslaskelma: Tuloslaskelma on taseen pari. Se kertoo, miten tilikauden tulos on muodostunut. Tuloslaskelmasta nähdään sekä tulojen määrä, että myös mihin rahaa on kulunut tiettynä ajanjaksona.

Tilikausi: Tilikaudella tarkoitetaan kirjanpidon ajanjaksoa, jonka aikana kirjanpitomateriaalista tehdään tilinpäätös. Tämä on yleensä 12 kuukautta, mutta yrityksen aloittaessa tai lopettaessa se voi olla myös 6-18 kuukautta.

Poistot: Poistot tehdään kirjanpidossa yrityksen käyttöön hankitusta käyttöomaisuudesta, kuten esimerkiksi koneet ja kalustot. Poisto on arvonvähennys, jolla otetaan huomioon koneiden tai kalusteiden kuluminen ja tekninen vanhentuminen. Vuoden poistot lasketaan aina edellisen vuoden jäljellä olevasta arvosta. Esimerkiksi koneiden ja kaluston poiston määrä on yleensä 25 % vuodessa edellisen vuoden jäännöksestä. Nämä poistot pienentävät yrityksen laskennallista tulosta, eli myös maksettavaa veroa.

Lopuksi

Jos päätät tehdä kirjanpidon itse, hanki ensimmäiseksi riittävästi tietoa voidaksesi selviytyä tästä tehtävästä asianmukaisesti. Tämän jälkeen on aika hankkia yritystoimintaasi sopiva kirjanpito-ohjelma sekä tutustua sen käyttöön perin pohjin. Kannattaa myös muistaa, että vaikka päättäisitkin tehdä yrityksesi kirjanpidon itse, voit silti turvautua tiukoissa paikoissa taloushallinnon asiantuntijoiden apuun. UKKO Yrittäjä-palvelussa käytössäsi on koko ajan taloustiimin maksuton tuki ja neuvonta.

 

Kirjoittaja Suvi Kylmälä