UKKO.fi ottaa jatkossa vastaan laskut ja muut kirjanpitoaineistot myös paperisena – ”Olemme ostaneet tätä varten jo ensimmäiset faksit”

Useita eri yrityspalveluita tarjoava UKKO.fi haluaa tulevaisuudessa vastata myös sellaisten yrittäjien tarpeisiin, jotka tykkäävät hoitaa asiansa perinteisesti ja konkreettisesti mustaa valkoisella eli paperilla.

UKKO.fin toimitusjohtaja Ukko Kumpulainen kertoo, että rinnakkaiseen paperikäsittelyyn siirtyminen on ollut pitkän pohdinnan tulos, jota tarkasteltiin etukäteen monelta kantilta. UKKO.fi:n kyselyn perusteella viime vuoden lopulla kävi ilmi, että edelleen noin yksi prosentti asiakkaista haluaisi toimittaa tositteensa perille paperisena.

Toimitusjohtaja alleviivaa, että menettelyllään UKKO.fi ei kulje ajassa taaksepäin, vaan tarkoituksena on monipuolistaa palveluita entisestään ja vastata myös hyvin marginaalisen vähemmistön tarpeisiin.

”Asiakaspalvelijamme osaavat suomen lisäksi neuvoa käyttäjiämme ruotsiksi, englanniksi, viroksi ja venäjäksi. Havahduimme, että haluamme olla asiakaspalvelussa paras yrittäjäpalvelu myös tässä mielessä eli auttaa heitä, jotka ovat kokeneet yrittäjinä olonsa tavalla tai toisella digisyrjityiksi. Toki osa asiakkaista haluaa edelleen yhdistää prosessissa jonkin sortin tietotekniikkaa, joten olemme ostaneet tätä varten jo ensimmäiset faksit.”

Toimistolle kirjahyllyt ja mapit

Toiminnallaan UKKO.fi haluaa lähettää ulospäin tärkeän viestin siitä, että myös valtavan digitaalisen murroksen jälkeenkin on edelleen ihan ok tilata paperinen sanomalehti kotiinsa tai lukea perinteistä kirjaa äänikirjojen sijasta. Kyselyn perusteella moni asiakas kokikin paperisessa laskutuksessa ja kirjanpidossa parempaa ”hallinnan tunnetta” ja asioiden hoitamisen ”konkreettisuutta”.

”Kyllähän paperisen kuitin hypistely antaa aivan eri fiiliksen kuin napin painaminen verkossa”, Kumpulainen komppaa.

Vaikka etätyösuositus on tällä erää ohitse, suurin osa ukkolaisista tekee yhä työpäivänsä kotonaan. Näin ollen toimistotilaa saadaan käyttöön uusille kirjahyllyille ja mapeille, joihin asiakkaiden kirjanpitoaineistot saadaan siististi säilytettyä.

”Mappien tarve on nyt todella suuri ja olemmekin järjestäneet keräyksen niiden osalta. Jos kaapissasi on ylimääräisiä mappeja, ne voi toimittaa suoraan meille Ruoholahteen.”

Uuden palvelun osalta Kumpulainen toivoo asiakkailta kärsivällisyyttä, sillä nopeuteen tottuneet asiakkaat joutuvat paperisen käsittelyn tiimoilta sietämään hieman pidempiä käsittelyaikoja.

”Olemme vuosien ajan korostaneet palveluissamme sitä, miten laskut saa lähetettyä verkossa heti, palkan saa tilille salamana ja muutenkin kaikki kirjanpitoon liittyvä asiointi tapahtuu käden käänteessä. Paperisessa kuittikäsittelyssä pyrimme toki myös olemaan vikkeliä, mutta aivan samaan nopeuteen verkkoasioinnin kanssa emme valitettavasti tule yltämään.”

Oma asiakaspalvelukin kiittää

UKKO.fin henkilöstö on suhtautunut tulevaan muutokseen jopa innostuneesti. Tietokoneen kanssa työskentely on nopeaa, virheetöntä ja tasalaatuista, mikä käy pidemmän päälle tylsäksi. Paperisten kuittien kanssa työskentely vaatii puolestaan hyvää organisointikykyä ja entistä huolellisempaa tarkkuutta, ja tämän lisähaasteen asiakaspalvelijat toivottavat hyvin tervetulleeksi.

”Työntekijämme Irma Vihko sanotti sen mielestäni hyvin, että miten jännittävää onkaan myöhemmin etsiä satojen mappien joukosta sitä yhtä junalipun kuittia vuodelta 2022 ja päästä löytämisen jälkeen iloitsemaan tästä onnistumisesta.”

Kirjahyllyn luona ravaaminen lisää myös toivottua arkiliikuntaa toimistolla. Se taas tuo hyvää tasapainona työelämään, jonka monet kokevat hektisenä. Muutenkin paperikuittien käsittely on hitaampaa, mikä luo levollisempaa tempoa asiakaspalvelijoiden työpäiviin.

”Uskon, että palvelua toivoneet asiakkaammekin arvostavat vanhaa kunnon artesaaniotetta. Me näytämme esimerkillämme, että perinteinen käsityöosaaminen on yhä tänä päivänä arvossaan. Työntekijämme ovat alkaneet harjoittamaan myös kaunokirjoitusta, mikä sopii paperikäsittelyn teemaan erinomaisesti.”