Arvioitu lukuaika: 3 minuuttia

Edustuskulut ja neuvottelukulut kirjanpidossa – tiedätkö näiden eron?

edustuskulut-ja-neuvottelukulut-kirjanpidossa-nelja-valkoista-ja-yksi-oranssi-ilmapallo

Oletko toiminimiyrittäjä ja mietit, millaisia vähennyksiä olet oikeutettu tekemään verotuksessa? Jatka siinä tapauksessa lukemista.

Kerromme sinulle tässä artikkelissa käytännön esimerkkien avulla, mitä eroa edustuskuluilla ja neuvottelukuluilla on, ja kuinka voit vähentää nämä kulut yrityksesi verotuksessa. Oikeanlaisella suunnittelulla ja dokumentoinnilla voit säästää pitkän pennin; mikäli siis olet tarkan markan Mikko tai Maija, lue tämä artikkeli huolella ja nappaa vinkit ylös!

Toiminimiyrittäjyys voi olla myös helppoa

Kirjanpito, laskutus ja kuittivarasto kiinteällä kuukausihinnalla. Perustamme toiminimen ilmaiseksi ja saat y-tunnuksen heti käyttöösi.
Lue lisää toiminimiyrittäjyydestä

Mitä ovat edustuskulut?

Edustuskulut määritellään sellaisiksi kuluiksi, jotka kohdistuvat yrityksesi ulkopuolisiin sidosryhmiin. Tällaisia sidosryhmiä ovat esimerkiksi asiakkaat. Edustuskuluja voi aiheutua esimerkiksi kutsuessasi asiakkaasi neuvottelemaan tulevan sopimuksen ehdoista lounaan äärelle. Yleisesti ottaen nämä kulut ovat seurausta yrityksesi liikesuhteiden ylläpitämisestä tai niiden kehittämisestä. Edustuskuluja voi syntyä myös siinä vaiheessa, kun pyrit luomaan uusia liikesuhteita. Eräs hyvin tyypillinen edustuskulujen muoto on liikelahjat.

Edellä mainittujen lisäksi edustusmenoja syntyy myös esimerkiksi majoitus- ja matkakuluista ollessasi edustusmatkalla sekä menoista, jotka liittyvät huoneistoon taikka kiinteistöön, jota käytetään edustustilaisuuksissa. Olet saattanut palkata edustustilaisuuteen myös tarjoiluhenkilökuntaa, jolloin heidän palkkansa lasketaan edustusmenoiksi. Edustusmenoja ovat myös poistot, jotka tehdään sellaisen omaisuuden hankintamenoista, joka on tarkoitettu edustamiseen.

On tärkeää tietää, että edustuskulut ovat verotuksessa vain 50% vähennyskelpoisia. Samalla tulee myös muistaa, että jos edustuskulut sisältävät arvonlisäveroa, ei tämä vero ole vähennyskelpoinen.

Neuvottelukulut vs. edustuskulut?

Neuvottelu- ja edustuskulujen suurin ero on siinä, että kun edustuskulut muodostuvat aina yrityksen ulkopuolisten sidosryhmien aiheuttamista menoista, niin neuvottelukulut aiheutuvat tavallisesti oman yrityksesi sisäisistä neuvotteluista. Saatat neuvotella esimerkiksi eri viranomaistahojen kanssa tai tavata tilintarkastajasi, jolloin sinulle kertyy neuvottelukuluja. Nämä kulut saat vähentää yrityksesi verotuksessa 100%.

Huomioithan kuitenkin, että palaverikuluiksi ei hyväksytä suuria alkoholimääriä tai ylenpalttisia ruokakestejä. Tavanomainen tarjoilu neuvottelujen aikana katsotaan kuitenkin neuvottelukuluiksi, jonka saat vähentää verotuksessa kokonaisuudessaan. Jos järjestät esimerkiksi pikkujoulut yrityksesi omille työntekijöille ja jos pystyt todentamaan, että tarjoilu pikkujouluissa on ollut kohtuullista, voit vähentää tarjoilun aiheuttamat kulut verotuksessasi kokonaisuudessaan.

Vaikka perusperiaate onkin, että neuvottelukulut syntyvät oman yrityksen sisällä, niin joissakin tapauksissa neuvottelukuluja voi kuitenkin syntyä myös neuvotellessasi asiakkaidesi kanssa ja tarjotessasi heille jotakin pientä ja tavanomaista.

Edustuskulut ja neuvottelukulut. Joukko ihmisiä keskustelee

Jos aiot vähentää tällaisia kuluja verotuksessa, tulee sinun pitää huolta siitä, että sinulla on dokumentteja, jotka kertovat tilaisuuden luonteen, sekä sen kenen kanssa ja miksi tilaisuus on järjestetty. Tarkka dokumentointi on tärkeää, koska ilman kunnollista todistusaineistoa tulkitaan yrityksesi neuvottelukulujen helposti olevankin edustuskuluja, jolloin saat vähentää verotuksessa pienemmän summan kuin alun perin suunnittelit. Pienyrittäjälle ero voi olla merkittävä, erityisesti, jos järjestettäviä tilaisuuksia on paljon.

Esimerkkinä voidaan ottaa 100 euron arvoinen edustuslounas, jonka tarjoat tärkeälle asiakkaallesi. Tulohyödyn jälkeen yrityksesi nettokustannus lounaasta on noin 90 euron suuruinen. Saat vähentää tästä 50% eli puolet tuloverotuksessa tuloveron ollessa 20%. Jos edustuslounas kuitenkin tulkitaan neuvottelumenoksi jää yrityksellesi lounaasta nettokustannusta enää noin 70 euron verran, josta saat vähentää tuloverotuksessa 100% tuloveron ollessa 20% ja arvonlisäverovähennyksen ollessa 14%. Jos tällaisia lounaita tulee tarjottua usein, alkaa ero tuntua pienyrittäjän kukkarossa.

Toisinaan ero neuvottelu- ja edustuskulujen välillä on kuin veteen piirretty viiva, mutta koska toiset kulut saa vähentää verotuksessa vain 50% ja toiset 100%, on yrittäjän edun mukaista pyrkiä todentamaan, että vähennysoikeus on 100%. Huolehdi siis järjestämiesi neuvottelutilaisuuksien dokumentoinnista! Dokumenteiksi käyvät kuitit ja laskut, joista löytyy pakolliset merkinnät, kuten antopäivä, myyjän alv-tunniste ja verokanta. Pienyrittäjän kannattaa pyrkiä ottamaan vähennyksistä kaikki irti.

Mikäli kaipaat tarkempia ohjeistuksia, suosittelemme lukemaan aiheesta lisää verottajan sivuilta.

Yhteenveto edustus- ja neuvottelukuluista

Neuvottelukulut:

  • Yrityksen sisäiset palaverit
  • Lounas esimerkiksi tilintarkastajan tai konsultin kanssa
  • Pienehköt tarjoilut
  • Pikkujoulut henkilöstön kanssa, jos tarjoilu ollut kohtuullista
  • 100% vähennysoikeus elinkeinotulon verotuksessa

Edustuskulut:

  • Esimerkiksi asiakastapaamiset tai lounas asiakkaan kanssa
  • Edustuskuluista ei voi vähentää arvonlisäveroa
  • 50% vähennysoikeus elinkeinotulon verotuksessa

Olemme kirjoittaneet myös aiemmin toiminimiyrittäjän verovähennyksistä, joista voit lukea täältä.

Edustuskulut, neuvottelukulut? Ei hätää, me autamme!

Mikäli tarvitset näihin asioihin lisävinkkejä tai olkapään, jolta saada tukea, älä epäröi olla yhteydessä meihin. Nämä asiat kannattaa aina tarkistaa omalta kirjanpitäjältäsi – varsinkin, jos olet epävarma siitä, millainen kulu on kyseessä.

Voit soitaa UKKO Yrittäjä toiminimelle -palvelun asiakaspalveluun numeroon 09 427 208 61 (arkisin klo 9-16) tai lähettää sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@ukkopro.fi.

Kirjoittaja: Suvi Kylmälä

Toiminimiyrittäjyys voi olla myös helppoa

Kirjanpito, laskutus ja kuittivarasto kiinteällä kuukausihinnalla. Perustamme toiminimen ilmaiseksi ja saat y-tunnuksen heti käyttöösi.
Lue lisää toiminimiyrittäjyydestä

Muita artikkeleita aiheesta Taloushallinto:

  • Taloushallinto Toiminimen ALV-ilmoitus – Tee arvonlisäveroilmoitus ajoissa

    Mikä on arvonlisäveroilmoitus ja kuinka se tehdään? Varsinkin uudelle yrittäjälle ALV-ilmoitus voi tuntua monimutkaiselta ja hankalalta. Siksi keräsimme tähän artikkeliin kaiken, mitä toiminimiyrittäjän tulee ALV-ilmoituksesta tietää. Toiminimiyrittäjän tulee yleensä maksaa toiminnastaan ainakin kahdenlaisia veroja: tuloveroa ja arvonlisäveroa. Tuloverot toiminimiyrittäjä maksaa yleisimmin ennakkoveroina. Sivutoimisen yrittäjän on mahdollista huolehtia yritystoimintansa tuloverosta myös toisella tavalla: nostamalla palkkatyönsä veroprosenttia sisällyttämällä tularvioonsa myös yritystoiminnan tulot.…

    Lue lisää
  • Taloushallinto Kevytyrittäjän verotus

    Kevytyrittäjä on jo monen tuntema termi, mutta kaikki eivät kuitenkaan tunne kevytyrittäjän oikeuksia ja velvollisuuksia sekä asemaa eri viranomaisten silmissä. Kevytyrittäjä ei ole laissa määritelty termi, vaan se on markkinointikäyttöön tehty. Verotuksellisesti kevytyrittäjä on yksityishenkilö, joka saa palkkaa ja maksaa palkasta ennakonpidätyksen. Laskutuspalvelu huolehtii kevytyrittäjän puolesta kaikista viranomaismaksuista ja -ilmoituksista, kuten vaikkapa verotuksesta. Kevytyrittäjä voi ilmoittaa laskutuspalvelulle työhönsä liittyviä matkakuluja…

    Lue lisää
  • Taloushallinto Ennakkovero: Mikä on ennakkovero ja mitä toiminimen tulisi tietää ennakkoverosta?

    Palkkatöissä olevat ovat tottuneet siihen, että veroilmoituksen pelkkä vilkaisu saattaa riittää sen toteamiseen, että kaikki on verotuksen kannalta kunnossa. Verokortti on toimitettu työnantajalle ja verot menevät palkasta automaattisesti – yrittäjänä veroista joutuu kuitenkin pitämään vähän enemmän itse huolta ja yhtenä ehkä uutena asiana tulee ennakkovero. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät asiat ennakkoveroista ja niiden maksamisesta. Mikä on ennakkovero? Ennakkovero tarkoittaa…

    Lue lisää