Arvioitu lukuaika: 4 minuuttia

Viisas pääsee vähemmällä – Tehoa työntekoon!

tyonteko-ja-lepo

Freelancerina tai yksityisenä yrittäjänä työskentelyssä on se mahtava puoli, että töiden tekemiseen ei tarvitse käyttää aikaa yhtään enempää kuin töiden tekeminen vaatii.

Aikaa ei kulu henkilöstöpalavereihin eikä toimistolla tarvitse notkua, jos hommat ovat jo valmiita. Toisaalta työsuojeluvaltuutettu ei vihellä peliä poikki tilanteessa, jossa töitä on tullut hamstrattua liikaa ja se alkaa syödä koko elämän.

Tämän vuoksi erityisesti freelancerin kannattaa panostaa työnsä tehokkuuteen. Jokainen säästetty minuutti siirtyy sellaisenaan ajaksi perheen, ystävien tai harrastuksien parissa. Jos tekee jotain työtä urakkakorvauksella, tehokas työstäminen myös tarkoittaa käytännössä korkeampaa tuntipalkkaa itselleen. Tuntipalkalla työskennellessä tehokas tekeminen vähintään näyttää hyvältä, joka toki on erinomaisen tärkeää seuraavaa keikkaa etsiessä.

Tehokkuuden lisäämiseen on helppoja keinoja ja apuvälineitä, joista valita itselle sopivimmat. Niiden käyttö ei vaadi erityistä omistautumista tai luontaisia erityiskykyjä, mutta tietoinen päätös asian suhteen on tehtävä. Kokeile jotain (tai vaikka kaikkia!) näistä ja katso mikä toimii!

Kaikki pois

Helpoin ja ehkä tehokkain tapa parantaa tehokkuuttaan on vähentää häiriötekijöitä. Häiriöiden vaikutuksesta työtehoon onkin tehty paljon tutkimusta. Helpoiten häiriötekijöitä vähentää, kun sulkee selaimesta Twitterit, Facebookit, sähköpostit ja kaikki mahdolliset kilisevät ja piipittävät asiat. Tämä koskee toki myös kännyköitä, iPadeja, yms.

Nykyihminen alkaa olla niin ehdollistunut notifikaatioihin, että kännykän piippaus toimii kuin Pavlovin koiralle kilistetty kello: metaforinen kuola alkaa valua ja keskittyminen hajoaa. Häiriöiden vähentämistä varten on olemassa erilaisia apuvälineitä ja työkaluja, joilla koittaa itseään suitsia. RescueTime-palvelu esimerkiksi auttaa seuraamalla mitä koneellaan tekee ja kannustaa hygieenisempiin työtapoihin.

Helppoa, ja niin vaikeaa. Kännykkä kiinni!

Tehokkuushakkerointi

Tehokkaaseen työskentelyyn on tarjolla tekniikoita, joilla voi halutessaan piristää itseään. Pomodoro on näistä tekniikoista yksi tunnetuimmista. Pomodoron nimi tulee tomaatin näköisestä munakellosta, jolla tekniikan kehittäjä alunperin siivutti elämästään lyhyitä ja tarkasti rajattuja hetkiä, jolloin keskittyi täysillä yhden asian suorittamiseen.

Perinteisen Pomodoro-rupeaman pituus on 25 minuuttia. Työtä pusketaan tuo 25 minuuttia täysiä, ilman mitään keskeytyksiä tai ajatuksien harhailua. Kun aika on kulunut, irrottaudutaan hetkeksi työstä ja pidetään pieni tauko, jaloitellaan vähän tai haetaan kuppi kahvia. Tämän jälkeen voi jatkaa uuden Pomodoron. Ajatuksena on, että pienien jaloittelutaukojen aikana sujuvan työn Flow-tila ei ehdi kadota ja työnteon svengi pysyy yllä. Neljän Pomodoron jälkeen pidetään pidempi tauko, jonka aikana aivot lepäävät.

Yksi ystäväni käyttää Pomodoro-tekniikkaa siihen, että hän saa sillä huijattua itsensä aloittamaan jonkun suuren ja pelottavan homman. 25 minuuttia on niin lyhyt ja harmiton aika, että hän “vain tekee yhden Pomodoron”. Usein tästä kuitenkin jää ns. putki päälle ja valtava jättiprojekti hajoaa kuin luonnostaan pienemmiksi ja hallittavan kokoisiksi palasiksi, joita napsia yksi kerrallaan – kuin kypsiä tomaatteja.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Oman työnsä suunnittelu on yksi ilmeinen tapa parantaa tehokkuuttaan. Itse en ole koskaan osannut esim. suunnitella essee-vastausta konseptipaperille, vaikka opettajat ovat lukiosta lähtien esitelmöineet sen siunauksellisuudesta. Tämän suhteen en valitettavasti siis osaa antaa neuvoja.

Sen sijaan yleinen ajankäytön suunnittelu on erinomainen tapa jäsentää päiväänsä, aikatauluttaa töitään ja samalla rakentaa itselleen mainiot perustukset tehokkuuden lisäämiseen noin yleisesti.

Olen itse pitänyt Timely-nimisestä palvelusta, jolla voi tehdä töitään varten ikään kuin lukujärjestyksen: nämä asiat voisin tehdä tänään, tämä homma vie varmaan noin tunnin, tuo ehkä kaksi. Kun aloittaa jonkun nakin tekemisen, voi käynnistää ajastimen ja palvelu mittaa kauanko homman tekemiseen todellisuudessa kuluu. Näin kerääntyy samalla näppärästi kirjanpito esim. laskutusta varten siitä, kuinka monta tuntia työtä johonkin hommaan kului. Samalla oma näkemys työtehtävien vaatimasta ajasta jalostuu jatkuvasti.

Suurin etu tällaisten lukujärjestyspalveluiden käyttämisestä voi kuitenkin olla se, että ne tarjoavat rakenteet, joihin tukea muiden tehokkuusniksien käyttäminen. Itse olen sopinut kanssani, että Timelyä käytettäessä kaikki häiriötekijät on kytkettävä pois ja ajastimen käydessä saa keskittyä vain käsillä olevaan tehtävään. Jos joku tulee hillumaan työhuoneeseen ja vaatimaan huomiota tai huomaan sittenkin eksyneeni purkamaan sähköposteja, ajastin seisahtaa heti.

Lepää tai kuole

Viimeisenä varoitus. Jos olet niin onnellisessa tilanteessa, että työtä on paljon, on tehokkuuden vaaliminen erityisen tärkeää. Mitä kiireempi on, sitä vähemmän on varaa tapoihin, jotka romuttavat tehokkuutesi. Näitä ovat esimerkiksi yöunista nipistäminen, harrastuksista lintsaaminen tai epäterveellisesti ja huonosti syöminen.

Jos sinulla on erityisen kiire, tee töitä vain kahdeksan tuntia päivässä, nuku hyvin, syö vielä paremmin ja muista käydä lenkillä. Kenelle tahansa kiireiselle ihmiselle tämä kuulostaa raastavan ärsyttävältä, mutta kun näin se vain on! Ylityöt ja huonot elintavat ovat aina velkaa, joka on maksettava pois lepäämällä ja palautumalla. Jos teet tänään tuplapitkän päivän, huomenna et luultavasti saa aikaan kuin vain maksimissaan neljän tunnin edestä jotain järkevää.

Jos ei halua joutua tilanteisiin, jossa on otettava valtavasti velkaa, kannattaa olla alunperinkin tehokas. Jos suunnittelet työt huolella, teet ne tehokkaasti pois ja vältät yleisesti eksymästä kolmeksi tunniksi Facebookkiin katsomaan kissakuvia, törmäät huomattavasti harvemmin tilanteisiin, jossa seuraavana aamuna pitäisi olla 20 sivua tekstiä valmiina eikä lapsiakaan ole vielä saatu nukkumaan.

Tämä on lopulta tehokkuuden lisäämisen varsinainen tarkoitus: mitä tehokkaampi olet, sitä enemmän sinulla on aikaa levätä divaanilla ja katsoa vaikka niitä kissakuvia, ilman että tekemättömät työt ahdistavat takaraivossa.

Kirjoittaja: Jaakko Koivula

Lue myös

Mitä vaaditaan tehokkaaseen palaveriin? Fasilitaattori Henna Karjalainen jakoi oppinsa hyvään kokoukseen

Somen parhaat yrittäjäyhteisöt – mikä porukka sopii juuri sinulle?

Tarjouspyyntöön vastaaminen on nopeuslaji – 7 vinkkiä!

Tilaa Yrittäjyyskoulun suosituimmat artikkelit suoraan sähköpostiisi

    Muita artikkeleita aiheesta Työelämä:

    • Työelämä Rekrytoitko vielä 80-luvun mallin mukaan?

      Ovatko yrityksesi rekrytointikäytännöt jämähtäneet 80-luvulle? Pitäisikö yrityksen rekrytoida HR-vastaava, jotta rekrytointi olisi edes mahdollista? Te rekrytoitte näin Firmassasi mietitään uuden henkilön palkkaamista. Tarve on olemassa, nyt pitäisi löytää sopiva työntekijä. Johto antaa tehtävän tiiminvetäjälle. Ylityöllistetty tiiminvetäjä kyselee ensin vinkkejä muilta ja sen jälkeen päätyy kopioimaan kilpailijan vastaavan työpaikkailmoituksen. Muutamat muutokset tekstiin ja ilmoitus sisään MOL:iin. Sitten vain odotellaan hakemusten ryöpsähtelyä.…

      Lue lisää
    • Työelämä Naistenviikon kolumni: En valita, vaan totean

      Kuvitelkaa tilttiin mennyt puhelin, joka jumiutuu toistamaan biisin kertosäettä. Juuri siltä minusta tuntuu puhuessani joskus siitä, että tasa-arvon eteen pitäisi tehdä vielä enemmän töitä. Olen väsynyt, koska aihe on kerrassaan kulunut. Kulunut siksi, että samoja asioita toistetaan vuodesta toiseen. Silti muutos on ollut hidasta. Siksi olen päättänyt, että enää en valita, vaan totean. On ensiarvoisen tärkeää alleviivata sitä, että haluan…

      Lue lisää
    • Työelämä Viisi pahinta virhettä, jotka voit tehdä työnhaussa

      Työnhaku on lopulta yksinkertainen ja useimmiten melko samankaltaisena toistuva prosessi, jossa pyritään mahdollisimman onnistuneesti saattamaan yhteen työntekijää tarvitseva työnantaja, ja työpaikkaa etsivä työnhakija. Työnhaussa on tärkeää olla rennosti ja aidosti omana itsenään, mutta liika välinpitämättömyys voi kostautua. Kokemus opettaa välttämään suurimmat karikot töitä hakiessa, mutta seuraavana ovat listattuna pahimmat virheet, joihin työnhakija ajattelemattomuuksissaan saattaa sortua. 1. Väärän työpaikan tavoittelu Itselle…

      Lue lisää