Arvioitu lukuaika: 4 minuuttia

Viisas pääsee vähemmällä – Tehoa työntekoon!

tyonteko-ja-lepo

Freelancerina tai yksityisenä yrittäjänä työskentelyssä on se mahtava puoli, että töiden tekemiseen ei tarvitse käyttää aikaa yhtään enempää kuin töiden tekeminen vaatii.

Aikaa ei kulu henkilöstöpalavereihin eikä toimistolla tarvitse notkua, jos hommat ovat jo valmiita. Toisaalta työsuojeluvaltuutettu ei vihellä peliä poikki tilanteessa, jossa töitä on tullut hamstrattua liikaa ja se alkaa syödä koko elämän.

Tämän vuoksi erityisesti freelancerin kannattaa panostaa työnsä tehokkuuteen. Jokainen säästetty minuutti siirtyy sellaisenaan ajaksi perheen, ystävien tai harrastuksien parissa. Jos tekee jotain työtä urakkakorvauksella, tehokas työstäminen myös tarkoittaa käytännössä korkeampaa tuntipalkkaa itselleen. Tuntipalkalla työskennellessä tehokas tekeminen vähintään näyttää hyvältä, joka toki on erinomaisen tärkeää seuraavaa keikkaa etsiessä.

Tehokkuuden lisäämiseen on helppoja keinoja ja apuvälineitä, joista valita itselle sopivimmat. Niiden käyttö ei vaadi erityistä omistautumista tai luontaisia erityiskykyjä, mutta tietoinen päätös asian suhteen on tehtävä. Kokeile jotain (tai vaikka kaikkia!) näistä ja katso mikä toimii!

Kaikki pois

Helpoin ja ehkä tehokkain tapa parantaa tehokkuuttaan on vähentää häiriötekijöitä. Häiriöiden vaikutuksesta työtehoon onkin tehty paljon tutkimusta. Helpoiten häiriötekijöitä vähentää, kun sulkee selaimesta Twitterit, Facebookit, sähköpostit ja kaikki mahdolliset kilisevät ja piipittävät asiat. Tämä koskee toki myös kännyköitä, iPadeja, yms.

Nykyihminen alkaa olla niin ehdollistunut notifikaatioihin, että kännykän piippaus toimii kuin Pavlovin koiralle kilistetty kello: metaforinen kuola alkaa valua ja keskittyminen hajoaa. Häiriöiden vähentämistä varten on olemassa erilaisia apuvälineitä ja työkaluja, joilla koittaa itseään suitsia. RescueTime-palvelu esimerkiksi auttaa seuraamalla mitä koneellaan tekee ja kannustaa hygieenisempiin työtapoihin.

Helppoa, ja niin vaikeaa. Kännykkä kiinni!

Tehokkuushakkerointi

Tehokkaaseen työskentelyyn on tarjolla tekniikoita, joilla voi halutessaan piristää itseään. Pomodoro on näistä tekniikoista yksi tunnetuimmista. Pomodoron nimi tulee tomaatin näköisestä munakellosta, jolla tekniikan kehittäjä alunperin siivutti elämästään lyhyitä ja tarkasti rajattuja hetkiä, jolloin keskittyi täysillä yhden asian suorittamiseen.

Perinteisen Pomodoro-rupeaman pituus on 25 minuuttia. Työtä pusketaan tuo 25 minuuttia täysiä, ilman mitään keskeytyksiä tai ajatuksien harhailua. Kun aika on kulunut, irrottaudutaan hetkeksi työstä ja pidetään pieni tauko, jaloitellaan vähän tai haetaan kuppi kahvia. Tämän jälkeen voi jatkaa uuden Pomodoron. Ajatuksena on, että pienien jaloittelutaukojen aikana sujuvan työn Flow-tila ei ehdi kadota ja työnteon svengi pysyy yllä. Neljän Pomodoron jälkeen pidetään pidempi tauko, jonka aikana aivot lepäävät.

Yksi ystäväni käyttää Pomodoro-tekniikkaa siihen, että hän saa sillä huijattua itsensä aloittamaan jonkun suuren ja pelottavan homman. 25 minuuttia on niin lyhyt ja harmiton aika, että hän “vain tekee yhden Pomodoron”. Usein tästä kuitenkin jää ns. putki päälle ja valtava jättiprojekti hajoaa kuin luonnostaan pienemmiksi ja hallittavan kokoisiksi palasiksi, joita napsia yksi kerrallaan – kuin kypsiä tomaatteja.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Oman työnsä suunnittelu on yksi ilmeinen tapa parantaa tehokkuuttaan. Itse en ole koskaan osannut esim. suunnitella essee-vastausta konseptipaperille, vaikka opettajat ovat lukiosta lähtien esitelmöineet sen siunauksellisuudesta. Tämän suhteen en valitettavasti siis osaa antaa neuvoja.

Sen sijaan yleinen ajankäytön suunnittelu on erinomainen tapa jäsentää päiväänsä, aikatauluttaa töitään ja samalla rakentaa itselleen mainiot perustukset tehokkuuden lisäämiseen noin yleisesti.

Olen itse pitänyt Timely-nimisestä palvelusta, jolla voi tehdä töitään varten ikään kuin lukujärjestyksen: nämä asiat voisin tehdä tänään, tämä homma vie varmaan noin tunnin, tuo ehkä kaksi. Kun aloittaa jonkun nakin tekemisen, voi käynnistää ajastimen ja palvelu mittaa kauanko homman tekemiseen todellisuudessa kuluu. Näin kerääntyy samalla näppärästi kirjanpito esim. laskutusta varten siitä, kuinka monta tuntia työtä johonkin hommaan kului. Samalla oma näkemys työtehtävien vaatimasta ajasta jalostuu jatkuvasti.

Suurin etu tällaisten lukujärjestyspalveluiden käyttämisestä voi kuitenkin olla se, että ne tarjoavat rakenteet, joihin tukea muiden tehokkuusniksien käyttäminen. Itse olen sopinut kanssani, että Timelyä käytettäessä kaikki häiriötekijät on kytkettävä pois ja ajastimen käydessä saa keskittyä vain käsillä olevaan tehtävään. Jos joku tulee hillumaan työhuoneeseen ja vaatimaan huomiota tai huomaan sittenkin eksyneeni purkamaan sähköposteja, ajastin seisahtaa heti.

Lepää tai kuole

Viimeisenä varoitus. Jos olet niin onnellisessa tilanteessa, että työtä on paljon, on tehokkuuden vaaliminen erityisen tärkeää. Mitä kiireempi on, sitä vähemmän on varaa tapoihin, jotka romuttavat tehokkuutesi. Näitä ovat esimerkiksi yöunista nipistäminen, harrastuksista lintsaaminen tai epäterveellisesti ja huonosti syöminen.

Jos sinulla on erityisen kiire, tee töitä vain kahdeksan tuntia päivässä, nuku hyvin, syö vielä paremmin ja muista käydä lenkillä. Kenelle tahansa kiireiselle ihmiselle tämä kuulostaa raastavan ärsyttävältä, mutta kun näin se vain on! Ylityöt ja huonot elintavat ovat aina velkaa, joka on maksettava pois lepäämällä ja palautumalla. Jos teet tänään tuplapitkän päivän, huomenna et luultavasti saa aikaan kuin vain maksimissaan neljän tunnin edestä jotain järkevää.

Jos ei halua joutua tilanteisiin, jossa on otettava valtavasti velkaa, kannattaa olla alunperinkin tehokas. Jos suunnittelet työt huolella, teet ne tehokkaasti pois ja vältät yleisesti eksymästä kolmeksi tunniksi Facebookkiin katsomaan kissakuvia, törmäät huomattavasti harvemmin tilanteisiin, jossa seuraavana aamuna pitäisi olla 20 sivua tekstiä valmiina eikä lapsiakaan ole vielä saatu nukkumaan.

Tämä on lopulta tehokkuuden lisäämisen varsinainen tarkoitus: mitä tehokkaampi olet, sitä enemmän sinulla on aikaa levätä divaanilla ja katsoa vaikka niitä kissakuvia, ilman että tekemättömät työt ahdistavat takaraivossa.

Kirjoittaja: Jaakko Koivula

Lue myös

Mitä vaaditaan tehokkaaseen palaveriin? Fasilitaattori Henna Karjalainen jakoi oppinsa hyvään kokoukseen

Somen parhaat yrittäjäyhteisöt – mikä porukka sopii juuri sinulle?

Tarjouspyyntöön vastaaminen on nopeuslaji – 7 vinkkiä!

Tilaa Yrittäjyyskoulun suosituimmat artikkelit suoraan sähköpostiisi

    Muita artikkeleita aiheesta Työelämä:

    • Työelämä Vanhempainvapaalla työskentely

      Haluaisitko hyödyntää osaamistasi vanhempainvapaalla? Ala kevytyrittäjäksi! Tiesitkö, että vanhempainvapaalla työskentely sunnuntaina tai arkipyhinä ei vaikuta vanhempainrahaan? Näin on! Kevytyrittäjyys mahdollistaa helpon tavan laskuttaa satunnaiset keikkatyöt ilman omaa yritystä – myös vanhempainvapaalla. UKKO.fi hoitaa laskutuksen, eikä sinun tarvitse murehtia kirjanpidosta tai muista yrittäjän paperitöistä. Päätä itse milloin, kenelle ja mihin hintaan työsi teet. Et tarvitse omaa y-tunnusta, etkä ole kirjanpitovelvollinen Hoidamme paperityöt…

      Lue lisää
    • Työelämä Opas maahanmuuttajille Suomen työmarkkinoiden syövereihin

      Työpaikan löytäminen ja työn tekeminen Suomessa ei ole aina helppoa. Verohallinnon, TE-toimistojen, Kelan ja muiden työmarkkinoilla operoivien tahojen kanssa puljaaminen vaatii paljon hiljaista tietoa, jota esimerkiksi maahanmuuttajilla ei suoraan ole. Helpottaaksemme maahanmuuttajien itsensä työllistämistä tilasimme yhdysvaltalaiselta Gregory Pellechiltä oppaan, joka antaa tarvittavat pohjatiedot maassamme työskentelyyn ja UKKO.fi:n hyödyntämiseen. Oppaan ensimmäinen versio tehtiin jo vuonna 2017 ja se päivitettiin tammikuussa 2022.…

      Lue lisää
    • Työelämä Suosittelijan valitseminen ja heidän merkityksensä työnhaussa

      Työnhaussa törmää usein pyyntöön suosittelijoista, joko jo hakulomakkeessa tai viimeistään haastattelun yhteydessä. Luotettava suosittelija antaa rekrytoijalle arvokasta lisätietoa hakijasta ja kertoo jopa enemmän kuin hyvin laadittu CV ja hakemus. Mutta miten valita sopiva suosittelija ja kuinka suositusta pyydetään oikein? Nykypäivän työmarkkinoilla verkoston ja suhteiden merkitys on suuri. Rekrytoijat haluavat kuulla laajasti näkemyksiä hakijan suoriutumisesta aiemmissa työtehtävissä. Tämän takia on hyvä…

      Lue lisää