Blogi

4.5.2020

4 vinkkiä, joilla yhteishengen luominen onnistuu etätyöyhteisössä!

Hyvää ilmapiiriä ja työtyytyväisyyttä pidetään nykyisin korkeassa arvossa työpaikoilla, ja ne ovat tärkeimpiä kriteereitä myös työnhakijoilla. Nyt fyysinen etäisyys on tuonut työyhteisöille uusia haasteita, kuten yhteishengen luominen ja ylläpitäminen etätöissä. Oikeanlaisella viestinnällä tämä kuitenkin onnistuu!

Koronavirusepidemia ja poikkeustila ovat pakottaneet meidät pysyttelemään kotioloissa, ja moni tekee työnsäkin sieltä käsin. Useat organisaatiot – kuten myös UKKO.fi – ovat siirtäneet toimintansa kokonaan työntekijöiden kotitoimistoille. On syntynyt runsaasti uusia etätyöyhteisöjä.

Kun kollegat ovat hajaantuneet eri paikkoihin ja fyysinen etäisyys estää konkreettiset tapaamiset, voi hyvän työilmapiirin ja yhteisöllisyyden ylläpitäminen koitua haasteelliseksi. Moni kokee yksinäisyyttä ja erillisyyden tunteita työpäivien aikana. Empatia, lämpö ja läsnäolon tunteen vaaliminen ovatkin nyt erityisen tärkeitä!

Kokosimme neljä keinoa, joilla yhteishengen luominen ja säilyttäminen toimii etätöiden aikana.

1. Panosta viestimiseen – niin määrässä kuin laadussa

Jotta yhteishenki voisi säilyä ja tiimi menestyä, on kaikkien pysyttävä ajan tasalla työpaikan tilanteesta ja tiimikaverien tekemisistä. Viestintää ja keskustelua tulisi siksi käydä ainakin jollain tasolla päivittäin! Siihen tulisi sisällyttää kaikki olennainen, ja muistaa myös säilyttää tietty ”tone of voice”.

Aktiivisuus ja avoimuus ovat keskeisiä

Esihenkilöiden ja tiiminvetäjien tärkein tehtävä on nyt panostaa työyhteisön ilmapiiriin ja sen jäsenten hyvinvointiin; ilman tätä organisaatio ei voi menestyä. Yhteisöllisyyden säilyttäminen onnistuu tiheätahtisella viestinnällä.

Työyhteisön jäsenten tulee juteltua toistensa kanssa toimistolla päivittäin. Nyt, kun fyysiset kontaktit ja keskustelut eivät ole mahdollisia, tulee viestintää lisätä muiden reittien kautta.

Vähintään kerran viikossa olisi hyvä pitää yhteisiä tiimipalavereja, joissa käydään läpi jokaisen jäsenen kuulumiset ja projektit. Yhteisten tapaamisten ohella tiiminvetäjän tulisi pitää suora yhteys tiimin jokaiseen jäseneen, ja käydä hänen kanssaan keskustelua kahden kesken.

Käytä tässä kuitenkin tiiminvetäjänä omaa harkintakykyäsi! Tuskin haluat antaa tiimiläisillesi sellaista vaikutelmaa, että et luota heihin. Kyttäämisen sijaan heille onkin sallittava oma tila ja mahdollisuus itsenäiseen työskentelyyn. Pidä kuitenkin viestintäkanavat avoinna ja ole mahdollisimman helposti tavoiteltavissa, jotta tiimiläiset saavat sinuun yhteyden tarvittaessa.

Yhteishengen luominen

Yhteishengen luominen viestin sävyn avulla

Ihmisen perustarpeisiin kuuluvat rakkaus, yhteenkuuluvuus ja arvostuksen saaminen. Nyt etätöissäkin kaipaamme sosiaalisen kanssakäynnin ohella empatiaa ja ystävällisyyttä – mutta valitettavasti digitaaliset viestimet suodattavat niitä paljolti pois.

Äänensävy ei välity kirjoitettujen viestien kautta sellaisenaan.

Tämän vuoksi etätyöyhteisöjen olisi kannattavaa suosia yhteydenpidossa ääni- ja videopuheluita. Keskustelukumppanin äänen kuuleminen, katsekontaktin saaminen sekä ilmeiden ja eleiden näkeminen tekevät viestinnästä heti henkilökohtaisempaa.

Myös kirjoitettujen viestien laatuun olisi nyt hyvä panostaa enemmän. Kirjoittaminen on monesti yllättävän hankalaa, ja viestien kautta voi antaa huomaamattaan täysin vääränlaisen vaikutelman. Me kaikki olemme varmasti joskus olleet tilanteessa, jossa joko vastaanottamamme tai lähettämämme viestit ovat aiheuttaneet väärinkäsityksen sävynsä vuoksi.

Olemme töissä monesti kiireisiä, jolloin viestitkin tulee lähetettyä mahdollisimman nopeasti; näin niistä välittyy helposti töykeä vaikutelma, vaikka se ei olisikaan tarkoitus.

Tässä muutama tapa, joilla luot sähköpostiisi tai pikaviestiisi heti lämpimämmän sävyn:

  • Kun avaat uuden keskustelun, aloita viestisi tervehdyksellä
  • Käytä keskustelukumppanisi etunimeä. Jos viestissä on mukana useampi osallistuja, kirjoita esimerkiksi ”Moikka kaikille!”
  • Kehoita, älä käske. ”Voisitko hoitaa tämän tehtävän” kuulostaa heti mukavammalta kuin ”Hoida tämä tämä tehtävä”
  • Muotoile viestisi mahdollisimman selkeästi
  • Voit käyttää myös emojeita! Tässäkään ei kuitenkaan tarvitse liioitella; yksi hymynaama tai peukku esimerkiksi viestin loppuun riittää mainiosti.

Hyvä perussääntö on myös miettiä, kuinka juttelisit kollegallesi, jos näkisit hänet kasvotusten. Jos hän pyytäisi sinua hoitamaan jonkin tehtävän, vastaisitko hänelle vain ”ok”? Kollegan viestiinkin on siis parempi vastata esimerkiksi ”Okei, hoidan tämän tänään 😊”

2. Suunnitelkaa töitä porukalla

Monessa työssä parhaat ideat ja ratkaisut syntyvät yhteisen pohdiskelun kautta. Fyysinen etäisyys kuitenkin ajaa helposti monen työntekijän omiin oloihinsa, ja hän jää miettimään ongelmiaan itsekseen. Tämä voi hidastaa työtahtia huomattavasti ja kuihduttaa luovuuden.

Ota siis yhteyttä työkavereihisi, kun tarvitset ideoita ja ulkopuolista näkökulmaa! Näinhän sinun tulisi tehtyä toimistollakin, vai mitä?

Monen ei kuitenkaan kehoituksista huolimatta tule etätöissä otettua yhteyttä kollegoihin spontaanisti. Viralliset viikkopalaverit taas tulee usein pyhitettyä tiimin tärkeimmille asioille ja kahvipalaverit rennolle keskustelulle; niiden aikana ei välttämättä viitsitä nostaa esiin omia ideoita tai kysymyksiä.

Fyysinen etäisyys videopuhelu

Hyvä keino voisikin olla varata kalenteriin jokin tietty hetki, joka on tarkoitettu nimenomaan yhteiselle sparraukselle. Tarpeen mukaan tällaisia voisi järjestää tiettyjen kollegojen tai koko tiiminkin kesken. Jos omassa työyhteisössäsi ei vielä tällaisia aivoriihiä ole, ehdota sellaisia! Todennäköisesti itse kukin meistä kaipaa välillä ulkopuolista näkemystä ja apua ideoiden jalostamiseen.

3. Yhteishengen luominen toimii myös tauoilla

Muistakaa varata virallisten palaverien lisäksi aikaa myös vapaamuotoiselle rupattelulle ja kuulumisten vaihtamiselle. Pitäkää lähimpien kollegojen tai oman tiimin kanssa tällaisia rentoja videopuheluita ainakin kerran viikossa!

Kahvipaussit mainittinkin jo ylempänä; niiden lisäksi voitte pitää myös yhteisiä lounaita ja taukojumppia. Yhteinen aamupalahetkikin voisi olla mukava tapa aloittaa työpäivä.

Tämä on loistava keino lähentyä kollegojen kanssa ja tutustua paremmin myös sellaisiin, joiden kanssa et ole vielä ollut lähemmin tekemisissä!

Työpaikallakin monet parhaimmat keskustelut ja oivallukset tapahtuvat taukotilassa tai kahvikeittimen luona; nämä hetket ovat omiaan lisäämään työyhteisön viihtyvyyttä. Englannin kielessä niille on oma nimityksensäkin: water cooler talk.

Voitte luoda rennolle rupattelulle myös oman WhatsApp-ryhmän tai Slack-kanavan, jossa keskustelua voi käydä milloin vain. Älkää luopuko epävirallisista kohtaamisista etätyön aikana, vaan tehkää tietystä ajankohdasta tai viestintäkanavasta oma taukohuoneenne!

4. Keksikää yhdessä vapaamuotoista tekemistä

Yhteishengen luominen käy työpaikoilla myös kaikenlaisen virkistystoiminnan kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi tiimipäivät, peli-illat, after workit ja syntymäpäivien juhlistaminen.

Mainitun kaltaiset tilaisuudet järjestetään monesti varsinaisen työajan ulkopuolella. Fyysinen etäisyys ei kuitenkaan estä teitä viettämästä  yhteistä aikaa edelleen!

Kuten mainittu, moni kokee olonsa yksinäiseksi näinä aikoina. Voisittekin työkavereiden kesken keksiä jotain hauskaa yhteistoimintaa iltoihinne sen sijaan, että kukin teistä jää omiin oloihinsa työajan päättymisen jälkeen.

Yhteishengen luominen vapaa-aika

Muistakaa siis kollegojenne syntymäpäiviä ja juhlikaa erilaisia onnistumisia yhdessä ryhmäpuheluiden kautta! Miettikää myös muuta hauskaa tekemistä työpäivien jälkeen ja miksei viikonloppuisinkin. Voitte esimerkiksi jakaa reseptejä ja kokkailla yhdessä, pitää lukupiiriä tai tietovisoja, katsoa elokuvaa yhdessä ja keksiä hauskoja haasteita – ottakaa luovuutenne käyttöön!

Lue myös:

Itseohjautuvuus tekee hyvää työyhteisölle – kunhan se toteutetaan oikein

Etätyöskentelyn mahdollisuudet

Milla Alhanen
Kirjoittaja

Milla-Maria Alhanen

Milla-Maria on Porista kotoisin oleva, sittemmin espoolaistunut kynäniekka, joka inspiroituu vaikuttavista viestinnän ilmiöistä, koukuttavasta tarinankerronnasta sekä lennokkaista keskusteluista. Hän pyrkii pitämään tasapainon luovan tiimityön ja itsenäisen flow-tilan välillä.

Rekisteröidy nyt – Se on ilmaista, nyt ja aina. Saat tunnukset välittömästi.

Kommentit

  1. Erja Alhanen sanoo:

    👍😊

Kerro mielipiteesi

Kerro mitä ajattelet!

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi!

Syötä sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään ja saat tuoreimmat blogikirjoituksemme suoraan sähköpostiisi kerran viikossa.
Lähetämme uusimmat kirjoitukset joka keskiviikko. Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa.

Lisää aiheesta

Mari Tastula

Mari Tastula laittaa yrityksen kerralla kuntoon

Kuka olet? Olen erilaisissa hankkeissa, kansainvälisissä ja kotimaisissa yrityksissä, myynnin ja markkinoinnin parissa työkokemuksensa hankkinut ”hands-on”-nainen. Monessa liemessä minua on keitetty ja pitkään marinoitu...
23.3.2020 Lue lisää »