Millainen on hyvä freelancer-sopimus?

Tuntuuko sopimuksien laatiminen turhalta ajanhukalta? Sopimusten kanssa on vähän sama asia kuin pelastusliivienkin. Niiden tarpeellisuuden huomaa usein vasta sitten, kun kaikki ei menekään putkeen. Monesti käy niin, että vasta, kun kohdalle sattuu ensimmäinen hankala tilanne tai väärinymmärrys, kokemus opettaa, mitä sopimukseen olisi kannattanut kirjata. Ota käytännölliset vinkit talteen ja vältä harmit jo etukäteen!

Sopimuksen sisältö

Eri aloilla on tarve sopia erilaisista asioista, joten täysin yleispätevää sopimusmallia ei ole. Kannattaakin miettiä, mitkä ovat juuri oman työn kannalta tärkeitä asioita, joista haluaa sopia asiakkaan kanssa. Pääsääntöisesti sopimuksiin sisältyvät kuitenkin aina seuraavat kohdat:

1. Sopijapuolet
2. Työsuoritteen kuvaus
3. Hinta
4. Aikataulu
5. Sopimuksen voimassaolo
6. Muut ehdot
7. Maksuehdot
8. Kuinka monta sopimuskappaletta on tehty
9. Paikka, päivämäärä ja allekirjoitukset

Sopijapuolet tulee yksilöidä yhteystietoineen ja sopimusehdoissa määritellään kummankin osapuolen velvollisuudet. Lisäksi voi  sopia etukäteen, miten toimitaan riitatilanteissa tai jos jompikumpi osapuolista ei kykenekään vastaamaan velvollisuuksistaan.

Laadittuasi sopimuksen kannattaa lukea se vielä ajatuksella läpi ja varmistaa että sopimus on mahdollisimman selkeä. Kaikki sopimuksessa mainitut ajankohdat tulisi esittää niin yksiselitteisesti, etteivät ne jätä tulkinnan varaa. Vältä siis sanoja ”asti”, ”saakka”, ”mennessä”, ”päivää” tai ”viikkoa”. Korvaa ne ilmauksilla, joista käy ilmi tarkka päivämäärä, jolloin jokin asia viimeistään tulee tehdä.

Mitä hintaan kuuluu – ja mitä ei?

Erityisen tärkeää on sopia, mitä hintaan sisältyy. Tätä kysymystä on kuitenkin yleensä helpompi lähestyä miettimällä tarkkaan, mitä hintaan ei sisälly. Muuten voit löytää itsesi tekemästä uusia ja jälleen uusia korjauksia asiakkaan alati muuttuvien näkemysten myötä  – kaikki tämä täysin ilman korvausta. Jos olet luovalla alalla, kannattaa sopimuksessa määritellä myös, mitkä ovat käyttöoikeudet: saako asiakas muokata työn tuotosta ja pitääkö julkaisun yhteydessä mainita tekijän nimi.

Määrittele selvästi mitä työhön sisältyy ja mitä ei:

• Sisältyykö hintaan arvonlisävero?
• Sisältyvätkö matkakulut hintaan vai laskutetaanko ne erikseen?
• Sisältyvätkö materiaalit hintaan vai laskutetaanko ne erikseen?
• Kuinka paljon korjauksia ja muutoksia hintaan sisältyy?
• Paljonko laskutetaan niistä korjauksista jotka eivät sisälly hintaan?
• Jos olet luovalla alalla: mitkä ovat käyttöoikeudet?
• Mitä jos asiakas peruukin edeltävänä päivänä?

Varsinkaan aloitteleva itsensä työllistäjä ei välttämättä osaa varautua etukäteen odottamattomiin muutoksiin. Kuvitellaanpa hetki, että olet IT-ammattilainen, joka uudistaa yrityksen nettisivut. Vältät monet harmit, kun määrität asiakkaan puolelta yhteyshenkilön, jonka kautta kaikkien projektiin liittyvien palautteiden ja korjausten tulee tulla. Harmaita hiuksia voi nimittäin ilmestyä peiliin siinä vaiheessa, kun saat muutosehdotuksia viideltä eri henkilöltä, joiden mielipiteet ikävimmässä tapauksessa ovat täysin päinvastaiset ja muuttuvat päivittäin. Yhteyshenkilön lisäksi voi sopia määräpäivistä, joihin mennessä asiakkaan on ilmoitettava korjaukset.

Muutosten lisäksi kannattaa varautua peruutuksiin. Monelle häävalokuvaajalle kesä on kiireisintä sesonkia. Mitä sitten kun hääpari päätyykin eroon juuri ennen tärkeintä päivää ja häitä ei tulekaan? Kaikki muut hääparit ovat löytäneet kuvaajansa jo aikoja sitten ennen tärkeää päivää. Tämän vuoksi moni valokuvaaja veloittaakin varausmaksun, jota ei palauteta vaikka keikka peruuntuisi.

Älä unohda sopia maksun ajankohdasta

Hinnan ohella on tärkeää sopia myös, milloin työ laskutetaan ja kauanko maksuaikaa on. Useimmiten työ laskutetaan sen valmistuttua. Mikäli kyseessä on isompi projekti, voi laskutuksen jakaan osiin. Mikäli haluaa pelata varman päälle, voi valmiin työn oikeudet sopia luovutettavaksi vasta kun koko maksu on suoritettu.

• Milloin työ laskutetaan?
• Mitä maksuehtoa käytetään?
• Laskun toimitustapa ja laskutusosoite?

Sovi aina kirjallisesti

Kirjallisen sopimuksen teko ei ole välttämätöntä  – työstä voi sopia myös suullisesti. Käytännössä suullista sopimista ei voi kuitenkaan missään nimessä suositella. Mikäli osapuolien näkemykset poikkeavat huomattavasti toisistaan, on jälkikäteen hyvin vaikea todistaa mitä on sovittu, ellei asiasta ole mustaa valkoisella.

Kirjallisen sopimisen ei kuitenkaan tarvitse olla vaikeaa ja monimutkaista. Jos et laadi työstä erillistä sopimusdokumenttia, varmista että sinulla on tallessa kirjallista näyttöä siitä mitä on sovittu. Jos myyjä on tehnyt tarjouksen ja asiakas on sen hyväksynyt, riittää tästä sähköpostitse käyty kirjeenvaihto todisteeksi. Jos sovit työkeikasta suullisesti, lähetä asiakkaalle vielä sähköposti, jossa kertaat mitä sovittiin ja pyydä tähän vahvistusta. Sopimus tulisi aina laatia sitä huolellisemmin, mitä pitkäkestoisemmasta ja kalliimmasta työsuoritteesta on kyse.

Lue myös:

Vastaa tarjouspyyntöön – huolehdi potentiaalisesta asiakkaasta
Näin luot selkeän tarjouksen ja hankit lisää asiakkaita