Blogi

29.8.2019

Työntekijän palkkaaminen – näin hoidat sen hyvin

Työntekijän palkkaaminen on monimutkaisempi prosessi kuin äkkiseltään ajattelisi! Käytännön järjestelyt vievät aikaa ja vaativat toisinaan paljonkin selvittelyä.

Niiden lisäksi työntekijän osaaminen ja – varsinkin, jos yritys on kasvava – kehittymisinto ovat tietysti merkittäviä. Henkilökemioiden on niin ikään kohdattava, jotta työskentely yhdessä olisi mahdollisimman mielekästä.

Yrittäjä voi hoitaa liiketoimintaansa yksinään, jos se on vielä alkuvaiheessaan tai sopivan pienimuotoista. Mikäli yrityksen kysyntä kuitenkin kasvaa eikä yrittäjä enää tunne pystyvänsä tekemään kaikkea, on hänen aika etsiä apukäsiä.

yöntekijän palkkaaminen on monesti pitkä prosessi, jossa on huomioitava useita tekijöitä. Se kannattaa myös suunnitella etukäteen mahdollisimman tarkasti.

Jos tunnet itse joutuneesi tällaisen tilanteen eteen, kannattaa sinun lukea tämä kirjoitus ja hyödyntää vinkkejämme! Luomme ensin katsauksen rekrytoinnin käytännön asioihin, sitten mainitsemme muita ajattelemisen arvoisia pointteja.

Seuraavia kolmea kohtaa tulee miettiä nimenomaan ennen rekrytoinnin aloittamista.

Kartoita tarpeesi

Mitä oikeastaan tarvitset yritykseesi? Suunnittele sen mukaisesti, millaiseen työsuhteeseen tekijä tulisi palkata ja millainen aikataulu rekrytointiprosessiin on varattava.

Millaisiin tehtäviin kaipaat tekijää? Haetko jotakuta, jolle voit jakaa osan nykyisestä työtaakastasi, vai tarvitsetko jotain uutta osaamista – kuten pr-henkilöä, it-osaajaa tai asiakaspalvelijaa? Mieti tehtävien jako niin, että työskentelystä tulee mahdollisimman tehokasta.

työntekijän palkkaaminen

Jos työmääräsi tuntuu pysyvän tasaisen runsaana ja jopa kasvavan, kannattaa sinun harkita vakituisen työntekijän palkkaamista. Mikäli taas kaipaat apua vain tiettyinä aikoina – esimerkiksi kolmena päivänä viikossa tai joulusesongin aikaan – on osa-aikainen tekijä tai ruuhka-apulainen parempi vaihtoehto.

Laske kustannukset

Itse palkka ei ole suinkaan ainoa kulu, joka työnantajalle alaisesta koituu – pitää muistaa, että työntekijän palkkakulut nostaa myös kirjanpidon kustannuksia. Tämän ohella kuluja aiheuttavat lakisääteiset vakuutukset: työtapaturma-, ammattitauti- ja työntekijän eläkevakuutus eli TyEL.

Työntekijän palkkaaminen aiheuttaa lisäksi seuraavia kuluja:

  • Rekrytoinnin kulut
  • Työterveyshuolto
  • Eläke- ja sosiaaliturvamaksut
  • Vuosilomista aiheutuvat kulut
  • Työntekijän tarvitsemat työvälineet, kuten tietokone ja työpöytä

Uuden työntekijän olisi tuotettava yrityksen kassaan vähintään oman palkkansa verran sivukuluineen; näin hänen palkkaamisensa on liiketoiminnalle kannattavaa.

Huomioi, että yrittäjän on mahdollista saada myös tukea ensimmäisen työntekijänsä palkkaamiseen. Jos tunnet olevasi sen tarpeessa, selvitä ennen rekryprosessin aloittamista, onko firmasi oikeutettu siihen.

Määrittele työntekijän positio

Erittele tarvittavan työntekijän vastuualue ja tehtävät mahdollisimman tarkasti. Tuo ne myös työilmoituksessa selkeästi esille!

Mieti jälleen, jakaisitko työntekijälle osan nykyisistä tehtävistäsi, vai tarvitsetko täysin uutta osaamista. Oletko kiinnostunut esimerkiksi toimintasi markkinoinnista sosiaalisessa mediassa, mutta itselläsi ei ole tähän resursseja? Tällöin somen hyvin hallitseva työntekijä voi avata toiminnallesi aivan uusia ulottuvuuksia.

työntekijän palkkaaminen

Työsuhteen muotoa on niin ikään harkittava. Jos työntekijälle ei tule riittämään yrityksessäsi töitä kuin osan viikosta tai tiettyinä kausina, hae osa-aikaista tai tarvittaessa töihin kutsuttavaa tekijää. Tällöin avuksi voi harkita myös freelancerin tai kevytyrittäjän ottamista; näin päätti toimia yrittäjä ja bloggaaja Maiju Markkanen, joka kirjoitti tästä myös blogissaan.

Keikkatöihin voit harkita myös freelanceria tai kevytyrittäjää!

Entä millaista kokemusta kaipaisit työntekijältäsi? Mieti tätä silmällä pitäen, palkkaatko mieluummin kokeneen asiantuntijan vai vastavalmistuneen tai korkeakouluharjoittelijan, joka pääsee kehittymään ammatillisesti työn ohessa.

Tuntuuko sinusta, että kaipaisit helpotusta vain paperitöihin? Tällöin voit työntekijän palkkaamisen sijaan harkita niiden ulkoistamista laskutuspalvelulle.

Rekrytointiprosessi on monivaiheinen

Ihannetilanteessa sopiva työntekijä löytyy nopealla aikataululla, ilman sen kummempaa punnitsemista tai jopa ilman rekrytointia. Yrittäjä saattaakin jo etukäteen tuntea jonkun, joka on hänestä juuri oikea henkilö tehtävään, ja kysyä häntä siihen.

Yleensä rekrytointiprosessi kuitenkin vaatii enemmän aikaa ja vaivaa. Tähän kannattaa varautua henkisesti; prosessi voi syödä yrittäjältä runsaasti arvokkaan työajan lisäksi hänen vapaa-aikaansa.

työntekijän palkkaaminen

Tavallisesti rekrytointi sisältää seuraavat etapit:

  • Työpaikkailmoituksen käsittelyIlmoituksen laatimisen lisäksi aikaa kuluu sen julkaisuun ja mahdolliseen markkinoitiin.
  • Hakuaika. Huomioi, että aikaa kuluu jonkin verran myös lisätietoa kaipaavien hakijoiden mahdollisiin yhteydenottoihin. Jos ilmoitat työilmoituksessa mahdollisuuden tiedusteluihin, aseta niille jokin itsellesi sopiva aika tietyille päiville.
  • Hakemusten käsittely ja kutsut työhaastatteluun
  • Haastattelujen järjestäminen. Yleensä haastattelukierroksia tulee myös järjestää useampia, melko tavallinen määrä on 2–3.
  • Valintapäätöksen tekeminen ja siitä ilmoittaminen. Ilmoita tästä valitun lisäksi muillekin kandidaateille. Vaikka tämä ikävä tehtävä onkin, on siitä silti tärkeää huolehtia; valitsematta jääneet hakijat pettyvät varmasti, mutta vielä huonompi ratkaisu on jättää kokonaan ilmoittamatta heille päätöksestä.
  • Irtisanomisaika. Ota tämä huomioon, jos valitsemasi henkilö on työsuhteessa jossain toisessa firmassa. Tyypillisin irtisanomisaika on kahdesta viikosta yhteen kuukauteen.

Valinnan jälkeen

Laadi heti alkuun alaisellesi työsopimus. Ehdot sen tekemiseen löydät Finlexin sivuilta.

Ilmoittaudu tämän jälkeen Verohallinnon työnantajarekisteriin, mikäli yrityksesi aloittaa säännöllisen palkanmaksun ja palveluksessa on kalenterivuoden aikana joko vähintään kaksi vakituista palkansaajaa tai vähintään kuusi tilapäistä palkansaajaa. Ilmoitus tehdään joko perustamis- tai muutosilmoituksella.

Jos uusi työntekijä palkataan vakituiseen suhteeseen, hoida hänen työterveyshuoltoonsa ja lakisääteisiin vakuutuksiinsa liittyvät asiat.

Perehdyttäminen vie niin ikään oman aikansa, oli työntekijä sitten ammattilainen tai vasta työelämänsä aloittanut. Sinun on siis varauduttava hänen opastamiseensa ja neuvomiseensa ja oltava kärsivällinen, vaikka työskentely etenisikin aluksi hieman hitaasti.

Mieti, millaisen työkaverin haluaisit!

Uuden työntekijän palkkaamisessa on aina riskinsä. Vaikka rekrytointiprosessi olisi kuinka tarkka ja monivaiheinen tahansa, ei valitusta työntekijästä silti saa sen kautta koko kuvaa.

työntekijän palkkaaminen

Aina työnantaja ja -hakija eivät saakaan ihan sitä, mitä olisivat halunneet. Siksi työsuhteen alkuun on hyvä asettaa koeaika.

Työntekijän luonteen ja osaamisen lisäksi henkilökemiat hänen ja työnantajan välillä ovat erittäin tärkeitä. Ne vaikuttavat yhteistyön onnistumiseen ja sitä kautta yritystoiminnan menestykseen.

Yrittäjän on tämän vuoksi monesti helppo palkata henkilö, jonka hän tietää jo etukäteen olevan hyvä ja osaava tyyppi. Kun rekrytointiprosessiin tulee mukaan työnantajalle ennestään tuntemattomia henkilöitä, tulee valitsemisesta kinkkisempää.

Kun alat etsiä työntekijää, ajattele asiaa siltä kannalta, ettei hänestä tule pelkästään alaistasi, vaan myös työkaverisi. Tulet siis mahdollisesti viettämään kaikki arkipäiväsi hänen seurassaan.

Valitse työkaveri, jonka kanssa uskot viihtyväsi!

Jos sinulla on jo kasassa tiimi, mieti, kuinka uusi jäsen tulee täydentämään sitä – niin taitojensa kuin luonteensa puolesta. Mikäli tiimistä puuttuu esimerkiksi graafista osaamista, on loistavaa, jos uusi jäsen tuo tätä mukanaan. Vielä parempi on, jos hänen luonteensa sopii porukan ilmapiiriin.

Kuten mainittu, CV ja työhaastattelu eivät vielä kerro työntekijästä kaikkea. Ne paljastavat kuitenkin yllättävän paljon. Jos hakija on motivoitunut ja todella innostunut hakemastaan paikasta, tämä näkyy hänestä, vaikka hän olisi jännittynyt.

työntekijän palkkaaminen

Hakijan persoonasta ja mielenkiinnosta tehtävää kohtaan kertoo sekin, kuinka hän vastailee kysymyksiisi, ja miten hän muutenkin haastattelussa käyttäytyy. Kukaan ei loppujen lopuksi pysty näyttelemään kovin erilaista persoonaa kuin todellisuudessa on.

Jos tunnet, että keskustelu hakijan kanssa on mutkatonta, teillä todennäköisesti synkkaa hyvin!

Vaikka uuden työntekijän ottamisessa omat riskinsä onkin, saattaa se olla myös parasta, mitä yritykselle tai yrittäjälle voi tapahtua! Kun hoidat rekrytointiprosessin hyvin, voit saada mitä loistavimman sparraajan – ja parhaassa tapauksessa ystävän.

Milla Alhanen
Kirjoittaja

Milla-Maria Alhanen

Milla-Maria on Porista kotoisin oleva, sittemmin espoolaistunut kynäniekka, joka inspiroituu vaikuttavista viestinnän ilmiöistä, koukuttavasta tarinankerronnasta sekä lennokkaista keskusteluista. Hän pyrkii pitämään tasapainon luovan tiimityön ja itsenäisen flow-tilan välillä.

Rekisteröidy nyt – Se on ilmaista, nyt ja aina. Saat tunnukset välittömästi.

Kerro mielipiteesi

Kerro mitä ajattelet!

Tilaa blogikirjoitukset sähköpostiisi!

Syötä sähköpostiosoitteesi alla olevaan kenttään ja saat tuoreimmat blogikirjoituksemme suoraan sähköpostiisi kerran viikossa.
Lähetämme uusimmat kirjoitukset joka keskiviikko. Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa.

Lisää aiheesta