Kaupparekisteri ja sen merkitys yrittäjälle

Kaupparekisteri tulee vastaan ensi kertaa monelle yrityksen perustamisilmoitusta täyttäessä. Mikä on kaupparekisteri ja milloin kaupparekisteriin kannattaa ilmoittautua? Tässä kirjoituksessa esittelemme kaupparekisterin hyötyjä yrittäjälle sekä kerromme, miten kaupparekisteri ilmoitus tehdään.

Mikä on kaupparekisteri?

Kaupparekisteri on PRH:n eli Patentti- ja rekisterihallituksen hallinnoima julkinen rekisteri suomalaisista yrityksistä, joka on kulkenut 1800-luvun lopusta tähän päivään asti. Kaupparekisteri kattaa koko maan ja pitää sisällään kaikki elinkeinoharjoittajat yhtiömuodosta, toimialasta tai toiminnan luonteesta riippumatta.

PRH:n Virre-tietopalvelusta on myös mahdollista ostaa sähköisenä yritysten kaupparekisteriotteet, yhteisösäännöt, tilinpäätökset sekä kaupparekisteri-ilmoitukset liitteineen. Virren ilmoitushausta voit myös tarkistaa, missä vaiheessa vireillä oleva kaupparekisteri-ilmoituksesi on.

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen – milloin pitää liittyä?

Osakeyhtiöiden, avointen- sekä kommandiittiyhtiöiden on aina pakollista ilmoittautua kaupparekisteriin. Sen sijaan toiminimiyrittäjien tarvitsee liittyä kaupparekisteriin vain silloin, jos yksi tai useampi seuraavista ehdoista täytyy:

• liiketoimintaa varten on pysyvä toimipaikka, eli yrittäjällä on erillinen liiketila
• palveluksessa on muita henkilöitä kuin aviopuoliso, alaikäinen lapsi tai lapsenlapsi
• harjoittaa luvanvaraista elinkeinotoimintaa

”Jos yrittäjällä on kioski torin laidalla, niin se on oma pysyvä toimipaikkansa. Silloin pitää ilmoittautua kaupparekisteriin”, havainnollistaa lakimies Jyrki Ahdeoja kaupparekisterineuvonnasta.

Yksityisten elinkeinoharjoittajien, jotka harjoittavat maatilataloutta tai kalastusta, ei tarvitse ilmoittautua kaupparekisteriin.

Onko kaupparekisteriin ilmoittautuminen järkevää, jos se ei ole pakollista?

Rekisteröityminen kannattaa silti, vaikka sinun ei olisi pakollista kuulua kaupparekisteriin.

Rekisteröitymällä kaupparekisteriin saat yksinoikeuden yrityksesi nimelle

Älä kuitenkaan ole hätähousu ja painata yrityksesi nimeä mainoskyltteihin, ennen kuin nimi on takuulla hyväksytty kaupparekisterissä. Kaupparekisterin täytyy nimittäin ensin tutkia, ettei nimen käytölle ole esteitä. Yrityksen nimen rekisteröitävyys tutkitaan PRH:ssa vasta, kun sitä koskeva ilmoitus on saapunut vireille. Yrityksen toiminimeä ei ole mahdollista varata etukäteen.

”Omaa nimeä voi käyttää yrityksen nimessä. Huomattava kuitenkin on, että kaupparekisteriin ei voida rekisteröidä koskaan kahta samannimistä yritystä. Eli ei ole mahdollista, että kaupparekisteriin olisi rekisteröity kaksi yksityistä elinkeinonharjoittajaa, joiden molempien toiminimi olisi: Tmi Maija Meikäläinen.”

Kaupparekisterin nettisivuilta löytyy ohjeistusta toiminimen suunnitteluun ja käytettävissä on Yrityksen nimipalvelu, jonka avulla yrittäjä voi tutkia mahdollisia nimiesteitä etukäteen.

Toisin sanoen hän voi syöttää hakukenttään yritykselleen haluaman nimen ja katsoa tuleeko sillä osumia tai muutoin liian samankaltaisia muiden yritysten nimiä. Katso onko haluamasi nimi jo rekisteröity käyttöön toiselle yritykselle PRH:n nimipalvelusta.

”Erot nimissä saattavat olla hyvin pieniäkin. Joskus jopa yhden kirjaimen ero riittää.”

Toinen tärkeä hyöty liittyä kaupparekisteriin on luotettavuus

Asiakasyritykset voivat tarkistaa helposti ja nopeasti esimerkiksi yrityksesi tilan sekä yrityksen edustajien että vastuuhenkilöiden tiedot rekisteristä.

”Olen kuullut tilanteista, joissa yksityinen elinkeinonharjoittaja soittaa meille, että sinällään hänen ei olisi pakko ilmoittautua kaupparekisteriin, mutta yhteistyökumppani edellyttää sitä jatkon kannalta. Monet yritykset katsovat tärkeäksi, että yritykset, joiden kanssa he tekevät liiketoimintaa löytyvät myös kaupparekisteristä."

Lähtökohtaisesti ulkopuolinen voikin luottaa siihen, että yrityksen edustamisoikeus on kaupparekisteriin tähän asemaan merkityillä henkilöillä. Tämän vuoksi on tärkeää, että yrityksen kaupparekisteritiedot ovat aina ajantasalla.

Kaupparekisteriin kuuluminen on myös edellytys yrityslainaa hakiessa.

Miten kaupparekisteri ilmoitus tehdään?

Yrityksen tiedot annetaan kaupparekisteriin perustamisilmoituksen yhteydessä. Sähköinen asiointi tapahtuu YTJ:n verkkopalvelun kautta tai vaihtoehtoisesti paperisena. Sähköinen ilmoitus maksaa yksityiselle elinkeinonharjoittajalle 60 euroa ja paperisena tehtynä 110 euroa.

”Kaikista yritysten perustamisilmoituksista noin 75 prosenttia tehdään sähköisesti YTJ-palvelussa. Yksityisen elinkeinonharjoittajien perustamisilmoituksista tehdään lähes kaikki YTJ.fi-sivuston kautta eli yli 95 %. Ilmoittaminen netissä on nopeampaa ja halvempaa kuin paperilomakkeilla, mikä selittää sähköisen asioinnin suosion”, Ahdeoja kertoo.

Toiminimiyrittäjä voi hakeutua kaupparekisteriin myös jälkikäteen muutosilmoitusta käyttäen YTJ:n sivuilla.

Alaikäinenkin voi olla yksityinen elinkeinonharjoittaja (toiminimiyrittäjä). Tämä edellyttää alaikäisen huoltajan suostumusta, joten kaupparekisteri-ilmoituksen allekirjoittavat sekä alaikäinen että hänen edunvalvojansa. Alaikäinen ei voi tehdä yksityisen elinkeinonharjoittajan perustamisilmoitusta netissä, vaan ilmoitus tehdään paperilomakkeella.

Kaupparekisteriin ilmoitettavat tiedot

Esimerkiksi toiminimiyrityksistä on löydyttävä kaupparekisteristä vähintään seuraavat tiedot:

• yrityksen nimi
• kotipaikkakunta
• toimiala
• elinkeinonharjoittajan tiedot
• yrityksen osoite

Mikäli ilmoitettuihin tietoihin tulee muutoksia, tulee niistä ilmoittaa PRH:lle. Muutoksista valtaosa on maksullisia, kuten esimerkiksi aputoiminimen lisääminen tai toimialan muutos. Toiminimen lopettaminen on kuitenkin ilmaista. Muutokset voi tehdä nykyisin helposti myös verkossa.

Välty huijauksilta

Ahdeoja muistuttaa, että oli sitten yrittäjä tai ei, voi aina ilmoittaa kaupparekisteriin rekisteröintikiellon. Rekisteröintikielto varmistaa sen, ettei kukaan ilmoita luvatta toista henkilöä vaikkapa jonkun yhtiön hallitukseen.

”Kun on käynyt ilmi, että tällaista on tapahtunut, yritämme tällä tavalla ennaltaehkäistä tilannetta. Jokainen tapaus on liikaa.”

Kaupparekisteri varoittaa myös harhaanjohtavista puheluista ja kirjeistä.

”Kun yksityinen elinkeinonharjoittaja tekee perustamisilmoituksen, hänen pitää ilmoittaa yritykselle vähintään yksi osoite. Se on julkinen tieto. On myös mahdollista ilmoittaa sähköposti ja puhelinnumero, mutta kannattaa tarkkaan harkita haluaako ilmoittaa numeronsa ja sähköpostiosoitteensa julkiseksi YTJ-palveluun.”

Ahdeojan mukaan löytyy tahoja, jotka poimivat YTJ-palvelusta uusien yrittäjien puhelinnumeroita ja pyrkivät harhauttamaan aloittelevaa yrittäjää tilaamaan maksullisen palvelun, jota hän ei tarvitse.

”Monet ilmoittavat yrityksensä osoitteeksi kotiosoitteensa. Sitä kannattaa kuitenkin harkita. Asia riippuu ihan siitä, millaista toimialaa harjoittaa ja haluaako, että kotiosoite löytyy esimerkiksi netistä ja asiakkaat löytävät ne. Tilalle voi ottaa vaikkapa postilokero-osoitteen”, Ahdeoja vinkkaa.

Lue myös: Uusi yrittäjä joutuu usein huijaussoiton kohteeksi – sano epäilyttävälle soittajalle painokkaasti ”ei” ja katkaise tarvittaessa puhelu

Muista nämä asiat ennen perustamisilmoitusta:

• Panosta yrityksen nimen valintaan ja tutustu millainen on hyvä nimi yritykselle.
• Älä innostu vielä tilaamaan markkinointimateriaaleja, ennen kuin nimi on hyväksytty kaupparekisteriin.
• Toimialan määritys on tärkeää. Verohallinnon lisäksi myös kaupparekisteriä varten on hyvä ilmoittaa yrityksesi tarkka toimiala, sillä yleistoimialan rekisteröiminen voi aiheuttaa hankaluuksia.

Kaupparekisterin käsittelyajat

Kaupparekisteriin jätetyt ilmoitukset käsitellään saapumisjärjestyksen mukaan. Kaupparekisterin yrityksen perustamisilmoitusten käsittelyaika on yleensä nopea, mutta voi viedä useita viikkoja ennen kuin ilmoituksesi käsitellään. Käsittelyaikatilanteen voit tarkistaa PRH:n nettisivuilta Virre-palvelussa voi seurata ilmoituksen käsittelyn etenemistä. Kaupparekisteri ilmoitus kannattaa laatia huolella, jotta sen käsittelyyn ei tule viivästyksiä turhien virheiden vuoksi. Tällä hetkellä sähköisten perustamisilmoitusten käsittelyaika on noin viikko.

”Jos nimi ei mene läpi, pyydämme hakijaa tekemään uusia nimiehdotuksia. Kerromme aina, mikä nimelle oli esteenä. Ilmoituksen korjaamisesta ei tule lisämaksua yrittäjälle. Nimeen voi lisätä jotain tai sen voi muuttaa kokonaan.”

Artikkeli on alun perin julkaistu 19.9.2019. Juttu kauttaaltaan päivitetty 29.9.2021.

Tutustu toiminimen perustamiseen täällä.

Lue myös

Yrityksen perustaminen vaihe vaiheelta – muista nämä asiat!

Näillä 5 helpolla markkinointiharjoituksella jokainen pienyrittäjä pääsee alkuun ja tekee tulosta

Ennakkoperintärekisteri – Mikä se on?