Yrittäjyyskoulu

Aina kannattaa yrittää

Kevytyrittäjän työkalupakki – Ajanhallinnan ohjelmat

yrittajan-tyokalupakki

Kevytyrittäjäksi ryhtyvä ei välttämättä alussa tarvitse mitään työkaluja omien töidensä hoitamiseen. UKKO.fi hoitaa laskutuksen ja palkanmaksun, eikä paperitöistä tarvitse huolehtia. Asiakasmäärien kasvaessa voi usean projektin samanaikainen hoitaminen asettaa haasteita työntekemiseen. Nämä ohjelmat auttavat oman työn hallinnoimisessa ja ajankäytön tehostamisessa.

Perusohjelmat

Google tarjoaa lähes voittamattoman paketin perustyökaluja.

Gmail
Googlen Gmail on ilmainen sähköpostipalvelu, jota voi käyttää myös omalla uniikilla domainillaan. Saat asetettua minkä tahansa sähköpostiosoitteen toimimaan Gmail-palvelussa. Gmail on myös aina käytettävissäsi millä tahansa laitteella.

Google Calendar
Google Calendar on Google-tiliin sidottu helppokäyttöinen kalenteri. Googlen kalenteri on verkkopohjainen ja sitä voi käyttää tietokoneella, tabletilla tai kännykällä.

Google Drive
Google Drive on pilvipalvelu, johon voit tallentaa tiedostoja. Muista pilvipalveluista poiketen Googlella on verkkopohjainen hallintakanava, jossa voit muokata tiedostoja livenä. Samaa tiedostoa voi muokata helposti usea käyttäjä samaan aikaan. Google Drivessä on tekstidokumenttieditori, powerpoint-tyylisten dokumenttien muokkaustoiminto sekä pelkistetty taulukkolaskentaohjelma.

Työajanseuranta

Oman ajan hallinta on ehkä tärkein taito kaikille yrittäjille. Meneekö päiväsi Facebookissa sosiaalisen median markkinoinnin parissa (kissakuvien ihailussa) vai käytätkö pienimpään asiakkaaseesi eniten aikaa? Nämä työkalut kertovat pelottavan totuuden ajankäytöstäsi.

Harvest

Harvest on helppokäyttöinen ja yksinkertainen ajanhallinnan seurantaohjelmisto.

harvest ajanhallinta

Harvestin käyttäminen on todella helppoa:

  • Luo projekti
  • Luo projektiin kuuluvat työsuoritteet
  • Mittaa kuinka paljon aikaa kuhunkin työsuoritteeseen kuluu

Harvest sopii loistavasti kevytyrittäjän henkilökohtaiseen työajanseurantaan. Laajempia projekteja varten Harvestiin voi lisätä myös useita käyttäjiä.

Ohjelma on verkkopohjainen, mutta siitä on olemassa myös ladattavat versiot mobiililaitteille sekä mac-tietokoneille. Harvestin voi kytkeä myös lukemattomiin muihin työkaluihin. Katso lista.

Kotisivut: https://www.getharvest.com
Hinta: Ilmainen + maksullinen versio

Timely

Timely kääntää työajanseurannan päälaelleen. Muissa tässä esitellyissä ohjelmissa työajanseuranta tapahtuu joko jälkikäteen, tai samaan aikaan työn suorittamisen kanssa. Timelyssä työajanseuranta tapahtuu etukäteen.

timely ajanhallinta

Timelyn käyttö on hyvin samanlaista kuin tavallisen kalenterin. Merkitset etukäteen mitä aiot tehdä seuraavan viikon aikana. Voit toki jälkikäteen muokata suunnitelmasta poikenneen ajankäytön.

Timely on mielenkiintoinen vaihtoehto, joka toimii erinomaisesti silloin kun jokaista yksittäistä toimintoa ei halua mitata erikseen. Samalla sen toiminnallisuudet ovat kuitenkin niin lähellä tavallista kalenteria, että ohjelmiston kuukausimaksun maksaminen on hieman kyseenalaista. Meillä kaikilla on kuitenkin erilainen tapa tehdä töitä, joten Timelyyn kannattaa ehdottomasti tutustua ja testata sopisiko se omaan käyttöön.

Kotisivut: http://www.timelyapp.com/
Hinta: Ilmainen + maksullinen versio

Toggl

Toggl on helpoin ajankäytön seurantaohjelma jota olen itse käyttänyt. Sen käyttöliittymä on todella yksinkertainen. Syötät tekemäsi työsuoritteen kuvauksen ja rupeat “nauhoittamaan” ajan kulumista.

Toggl ajanhallinta

Voit myös kirjata jälkikäteen päivän työsuoritteet. Toggl toimii hyvin myös tiimien sisäisessä ajanseurannassa, sillä siihen saa lisättyä useampia käyttäjiä. Toggl on simppeli työajanseurantaohjelma, mutta toisaalta tämän vuoksi myös sen ominaisuudet ovat varsin rajalliset.

Kotisivut: https://www.toggl.com/
Hinta: 5 dollaria (30 päivän ilmainen testi)

Työtehon parantaminen

Jokainen työn tekemiseen kulutettu tunti on pois muusta ajanvietteestä. Mitä tehokkaamin teet työsi, sitä enemmän jää siis aikaa itsensä kehittämiseen ja vapaa-ajan viettämiseen ystävien ja perheen kanssa. Nämä ohjelmat helpottavat keskittymistä.

Time Out

Tietokoneella töitä tekevät kevytyrittäjät voivat helposti uppoutua tuntikausiksi tuijottamaan ruutua. Tietokoneen näytön edessä istuminen rasittaa silmiä ja huono työasento koko kehoa. Time Out ohjelma varmistaa tarpeellisten taukojen pitämisen. Time Out keskeyttää työn tekemisen pomppaamalla peittämään koko ruudun sopivin aikavälein.

Time Out tauko-ohjelma

Time Out-ohjelmaan voi ajastaa kahdenlaisia taukoja:

  1. Tavallisia pidempiä taukoja, esimerkiksi tunnin välein
  2. Viiden sekunnin mittaisia mikrotaukoja vartin välein

Time Out on ohjelma, jonka käytön tehon huomaa jo ensimmäisenä päivänä. Silmät eivät väsähdä työpäivän aikana ja niska-ja hartiakivut helpottuvat.

Time Out toimii ainoastaan Mac-koneilla. WorkRave on samankaltainen ohjelma Windowsille.

Kotisivut: http://www.dejal.com/timeout/
Hinta: Ilmainen

Puuttuuko listalta jotakin?

Puuttuuko listalta sinun lempiohjelmasi? Kerro kommenteissa mitkä edulliset tai ilmaiset ohjelmistot auttavat sinua päivittäin!

Olli Kopakkala

Olli on toiminut tulospohjaisen markkinoinnin parissa lähes kymmenen vuotta. Hän rakastaa rugbyä ja huonoa huumoria. Olli on ollut mukana perustamassa UKKO.fi:tä vuonna 2012.

Muita artikkeleita aiheesta Yrittäjyys: