Yrittäjyyskoulu

Aina kannattaa yrittää

Toiminimen laskutus ulkomaille on helpompaa kuin luulet

Laskutus-ulkomaille-kansi

Miten hoituu laskutus ulkomaille, kun tuotteita tai palveluita myydään kotimaan ulkopuolelle? Yritys voi laskuttaa ulkomaille samaan tapaan kuin Suomeenkin. Muutamia erityisiä seikkoja on kuitenkin otettava huomioon.

Toiminimiyrittäjällä voi olla ulkomaisia asiakkaita. Esimerkiski UKKO-palvelun kautta ulkomaan laskutus onnistuu helposti, sillä laskupohjat ovat sellaisinaan kansainvälisten standardien mukaisia ja laskun kieleksi voi valita englannin. Helppoa!

Erityisesti uudelle yrittäjälle ulkomaan laskutus voi tuntua alkuun monimutkaiselta. Kun asiaa lähtee selvittelemään, törmää moneen erikoiseen termiin, jotka tuntuvat menevän päällekkäin ja limittäin. Käänteinen verovelvollisuus, arvonlisäverotunniste, yhteisökauppa ja veroton EU-myynti – mitä nämä tarkoittavat ja miten ne ne käytännössä vaikuttavat yrittäjään ja laskutukseen?

Tässä artikkelissa selvitämme yrittäjälle kuin yrittäjälle selkeästi ja juurtajaksaen ulkomaan laskutuksen vaiheet. Jatka lukemista ja saat selville, miten ulkomaan laskutus käytännössä toimii, mitä laskulle on merkittävä ja mitä otettava huomioon laskua ulkomaille lähettäessä.

Miten ulkomaille laskuttaminen eroaa kotimaan laskutuksesta?

Ulkomaille laskuttaessa huomioon on otettava hiukan erilaisia asioita kuin kotimaassa. Suomessa laskutettaessa laskulta tulee löytyä sekä ostajan että myyjän tiedot, myyjän y-tunnus, laskutussumma ja tiedot arvonlisäverosta. Ulkomaille laskuttaessa osa tarvittavista tiedoista on samoja, mutta laskulle on myös joitain lisävaatimuksia, minkä lisäksi voi olla tarpeen selvittää myös kohdemaan lainsäädäntö laskuihin liittyen.

Suurimmat erot ulkomaille lähetettävässä laskussa ovat yleensä valuutta, laskun kieli sekä se, mihin maahan verot maksetaan. Esimerkiksi EU-alueella on käytössä käänteisen arvonlisäveron järjestelmä, josta kerromme vähän tarkemmin myöhemmin tässä artikkelissa.

Ulkomaan laskutuksen yksityiskohdat voivat tuntua ensikertalaiselle hiukan monimutkaisilta, vaikka se on loppujen lopuksi melko yksinkertaista. Yrittäjälle helpointa voi kuitenkin olla hyödyntää laskutuspalvelua, jonka laskumallit täyttävät jo valmiiksi kansainväliset standardit, joihin liitetään aina kaikki tarvittavat tiedot ja jonka kielen saa helposti vaihdettua esimerkiksi englanniksi tai ruotsiksi.

Laskutus ulkomaille. Nuori yrittäjä työskentelee kahvilassa.

Laskutus EU-alueella

Yritys voi laskuttaa EU:n alueelle samaan tapaan kuin Suomenkin alueelle. Laskulle merkitään lähtökohtaisesti samat asiat, kuin suomlaiselle asiakkaallekin lähtevään laskuun, ja lasku lähetetään e-laskuja, sähköpostitse tai postitse. Sähköiset lähetystavat ovat toki ulkomaille laskutettaessa nopeampia ja varmempia tapoja saada lasku menemään perille.

Laskulle tulee myös ulkomaille laskutettaessa merkitä samat tiedot kuin kotimaassakin. Näitä laskutusmerkintöjähän ovat vähintään laskutusosoite ja laskuttavan ja laskuttavan yrityksen tiedot, laskun numero ja päiväys, sekä laskun summa ja eräpäivä. Laskun maksuehdot ja -huomautusaika on myös hyvä merkitä aina laskulle.

Merkittävin ero kotimaan ja EU-alueen laskutuksessa on se, että kotimaassa myyjä hoitaa arvonlisäveron merkitsemällä sen laskulle ja tilittämällä sen myöhemmin verottajalle, kun taas EU-alueelle myytäessä ostaja maksaa ALV:n omaan maahansa. Seuraavassa kerromme tarkemmin, kuinka tämä käänteinen arvonlisävero toimii.

Käänteinen arvonlisävero EU-alueella

Tällä hetkellä EU:n alueella noudatetaan käänteistä arvonlisäverojärjestelmää. Tämä tarkoittaa sitä, että kun on kyse jäsenvaltioiden välillä tapahtuvasta kaupasta, jossa myyjänä on arvonlisäverovelvollinen yritys, sekä ostajana on toisessa EU-valtiossa alv-rekisterissä oleva yritys, lähtee lasku aina arvonlisäverottomana.

Laskun maksaja maksaa arvonlisäveron oman maansa verottajalle aina kun tuotteita tai palveluita myydään EU-maasta toiseen.

Jotta laskutus käännettyä verotusta noudattaen onnistuu, on palvelun tai tuotteen oltava voimassa oleva ALV-rekisteröintinumero toiseen EU-maahan. Tätä kutsutaan VAT-numeroksi ja se pitää olla merkittynä laskulle. Myyjän tulee siis laskua laatiessaan varmistua ostajan VAT-numerosta ja merkitä se muiden tarvittaen tietojen lisäksi laskulle.

(Psst. Lue täältä tarkemmin pienyrittäjän arvonlisäverosta.)

Laskutus ulkomaille. Mies työskentelee tietokoneen ääressä.

Kun laskutat toiseen EU-maahan ja käytät käänteistä arvonlisäveroa, tulee laskussa olla määrämuotoinen merkintä asiasta eli selite siitä, miksi ALV-prosentti on nolla. Aina, kun ALV-prosentti merkitään laskulle nollaksi, tulee se siis perustella asian selittävällä asetuksella tai lainkohdalla. UKKO-palvelussa laskua luodessasi tarjoamme sinulle automaattisesti mahdolliset selitteet ALV-vapaudelle, joista voit valita toiseen EU-maahan laskuttaessasi käänteisen verotuksen.

Arvonlisäveroasiat ulkomaan laskutuksessa ovat melko monimutkaisia, sillä jokaisella maalla on omat verotustapansa ja esimerkiksi EU-alueella on lisäksi yhteisiä toimintatapoja, kuten käänteinen verotus.

Vastuu arvonlisäveron oikeellisuudesta laskutuksessa on aina laskun laatijalla. Palveluita tai tuotteita myyvän yrityksen täytyy itse selvittää, aiheutuuko heidän toiminnastaan arvonlisäverovelvoitteita myös ulkomailla. Jos jokin arvonlisäveroissa mietityttää, kannattaa tarkempaa tietoa saadakseen kääntyä verohallinnon puoleen.

Laskutus EU:n ulkopuolelle

Toiminimiyrittäjänä voit laskuttaa myös EU:n ulkopuolelle, kuten Suomeen ja EU:n alueellekin. Laskun merkinnöissä pätevät samat säännöt, kuten Suomessa ja EU-alueellakin.

EU:n ulkopuolisessa myynnissä verotus riippuu siitä, onko kyseessä tavaroiden vai palveluiden myynti. Tavaroiden viennissä kuljetuksella on osuutta verotukseen. Mikäli tavara kuljetetaan suoraan EU:n ulkopuolelle myyjän tai ulkopuolisen kuljetusliikkeen toimesta, on vienti yleensä verotonta. Jos taas ostaja huolehtii kuljetuksesta itse omalla kuljetuskalustollaan, on vienti verotonta yleensä ainoastaan, mikäli ostaja on ulkomainen elinkeinoharjoittaja.

Palveluiden kohdalla verotukseen vaikuttaa myyntimaa. Se mihin maahan veroja maksetaan, on määritelty palvelujen myyntimaasäännöksissä. Näiden säännösten mukaan määritellään millä valtiolla on oikeus verottaa palvelun myyntiä. Arvonlisäverolaissa on tarkemmin määritelty säännökset siitä, milloin myynnistä maksettavat verot maksetaan Suomeen eli milloin palvelun myynti tapahtuu Suomessa. Arvonlisäveron maksamisesta huolehtii yleensä myyjä.

Suuntaa antavana ohjenuorana voidaan sanoa, että mikäli laskutat EU:n ulkopuolella yritystä, jolla on voimassa oleva yrityksen rekisteröintinumero (company number) verotetaan myynti yleensä ostajan maassa, eli myynti tapahtuu alv 0 % kannalla. Jos taas vaihtoehtoisesti laskutat yksityishenkilöä EU:n ulkopuolella, myynti verotetaan yleensä myyjän maassa, eli myyjä lisää laskulle suomalaisen ALV-kannan mukaisen veron osuuden.

Vaikka ulkomaisilta yritysasiakkailta ei laskutettaisikaan arvonlisäveroa, ilmoitetaan tällainenkin myynti verottajalle arvonlisäveroilmoituksessa. UKKO-yrittäjänä voit jättää ALV-ilmoitukset meidän huoleksemme.

Kuten EU:n alueelle niin myös EU:n ulkopuolelle lähetettävän laskun saa laadittua helposti ja nopeasti UKKO Toiminimiyrittäjyys -palvelussa.

Laskutus ulkomaille. Yrittäjät pakkaavat tavaroita.

Mitä tarkoittaa yhteisökauppa?

Ulkomaille laskutuksen yhteydessä törmää usein termiin yhteisökauppa. Yhteisökaupalla tarkoitetaan EU-alueella käytävää kauppaa, jonka osapuolina on kaksi arvonlisäverovelvollista yritystä. Yhteisökaupassa tavaran myynti on yleensä verotonta.

Yhteisökauppa juontaa juurensa EU:n vapaan liikkuvuuden sopimuksiin ja siihen liittyy myös tullivapaa kaupankäynti. EU-maiden välillä siis yritykset ja yhteisöt voivat käydä kauppaa tavaroista ilman tulleja, rajaverotusta ja muuta byrokratiaa. Lisäksi unionin sisäinen yhteisökauppa mahdollistaa sen, että yhdessä EU-maassa hyväksyttyä tuotetta voi markkinoida vapaasti kaikissa muissakin jäsenmaissa ilman erillisiä maakohtaisia tarkistuksia.

EU:n jäsenmaiden välillä kauppaa käyvien yrittäjien on kuitenkin hyvä tuntea oman toimialansa EU-direktiivit, sillä sisäkaupassa on noudatettava EU-alueen yhteisiä pelisääntöjä. Voit lukea eri säännöksistä tarkemmin EU:n virallisilta sivuilta.

Verottaja käyttää yhteisökaupasta puhuttaessa myös termejä yhteisömyynti ja yhteisöhankinta. Yhteisömyynti tarkoittaa käytännössä tavaran myyntiä toiseen EU-maahan, yhteisöhankinta taas tavaran ostamista toisesta EU-maasta.

Brexitin vaikutus EU:n sisäkauppaan ja yrittäjän verovelvoitteisiin

Ison-Britannian erottua EU:sta kaupankäynti jatkui alkuun entiseen malliin siirtymäkauden ajan ja yrittäjäkin pystyi käymään kauppaa Britanniaan samoilla säännöillä kuin EU-maihinkin. Vuoden 2021 alusta siirtymäkausi kuitenkin päättyi. Nyt siirtymäkauden jälkeen kauppa Suomen ja Britannian välillä jatkuu, kuten EU:n ulkopuolisten maiden kanssa – maan omien sääntöjen mukaan.

Tämä tarkoittaa käytännössä, että EU:n ja Britannian välillä myytävät ja ostettavat tavarat on tullattava, toisin kuin EU:n sisällä, eikä käänteistä verotusta voida soveltaa.

Pohjois-Irlanti on poikkeus tähän, sillä Pohjois-Irlantiin kauppa toimii edelleen samaan tapaan kuin EU-maihin.

Arvonlisäverotunniste eli VAT-number

EU:n sisäisessä yhteisökaupassa tulisi aina tietää sekä myyjän että ostajan arvonlisäverotunniste. Näin varmistetaan, että kumpikin osapuoli on kotimaassaan arvonlisävelvollinen ja kyse on tosiaan yhteisökaupasta. Molempien osapuolten arvonlisäverotunnisteet merkitään laskuun aina, kun laskutetaan toiseen EU-maahan.

Arvonlisäverotunniste muodostuu suomalaiselle yritykselle maatunnisteesta FI sekä y-tunnuksesta, josta on poistettu kahden viimeisen numeron välissä oleva viiva. Eli jos yrityksen y-tunnus on 1234567-8, on sen arvonlisäverotunniste FI12345678. Yksinkertaista, eikö vain!

Laskutus ulkomaille. Vaatealan yrittäjä.

Nyt siis tiedät oman arvonlisäverotunnisteesi. Kaupan toisen osapuolen tunniste muodostuu hänen kotimaansa sääntöjen ja paikallisen y-tunnuksen muodon mukaan. Arvonlisäverotunnisteessa on kuitenkin aina alussa kaksikirjaiminen maakoodi sekä 5-12 merkkiä, numeroita tai kirjaimia.

Huomaathan, että myös arvonlisäverottomalla toimialalla toimivalla yrittäjällä on EU-kaupassa oltava voimassaoleva ALV-tunniste. Tämä johtuu siitä, että vaikka yrityksen ei tarvitsisi maksaa tuotteitaan tai palveluistaan arvonlisäveroa, voi yritys silti olla ALV-velvollinen ja myynnit on ilmoitettava verottajalle ALV-ilmoituksella. Ja kuten aiemmin todettiin, EU-kaupassa molempien osapuolten on oltava omassa maassaan arvonlisäverovelvollisia yhteisökaupan onnistumiseksi.

Tarkista aina uuden kauppakumppanin arvonlisäverotunniste ennen laskutusta

Kun ryhdyt yhteistyöhön uuden kauppakumppanin kanssa EU-alueella, kannattaa aina tarkistaa hänen tai hänen yrityksensä arvonlisäverotunnisteen voimassaolo. Myös pitkäaikaisten ja vanhempien kumppanien ALV-tunnisteet voi olla hyvä tarkistaa aika-ajoin.

Tunnisteen tarkistaminen onnistuu helposti Euroopan Komission verkkosivuilla, johon syötät vain kumppanisi jäsenvaltion ja ALV-tunnuksen sekä oman jäsenmaasi ja oman ALV-tunnuksesi.

Tarkistuksesta saat tulokseksi, että ALV-tunniste on voimassa tai, että se ei ole voimassa tai se on virheellinen. Jos saat tulokseksi, että tunnusta ei löydy tai se on virheellinen, ota aina yhteys kauppakumppaniisi ennen laskutusta, jotta verovapaa kauppa onnistuu.

Kieltävä vastaus tarkistuksessa voi johtua yksinkertaisesti siitä, että kumppanisi on antanut virheellisen tai vanhan tunnisteen tai siihen on päässyt livahtamaan kirjoitusvirhe. Toinen vaihtoehto kielteiselle vastaukselle voi liittyä joidenkin EU-maiden sisäisiin säännöksiin. Osassa jäsenmaista nimittäin sisäiset lait ja säännöt eivät mahdollista tietojen listaamista julkisesti EU-komission tietokannan kaltaiseen julkiseen järjestelmään.

Tässä tapauksessa ALV-tunnisteen voi tarkistaa myös Verohallinnon palvelunumerosta tai sähköpostitse. Tarvitset myös puhelimitse tai sähköpostitse tehtyyn tarkistukseen sekä oman että kumppanisi voimassaolevan ALV-tunnuksen. Katso lisäohjeet tarkistuksen tekemiseen verottajan sivuilta.

Laskutus ulkomaille. Mies videopuhelussa.

Ulkomaille laskuttaminen UKKO-palvelussa

UKKO-palvelu mahdollistaa ulkomaille laskuttamisen kunhan laskutus tapahtuu euroissa. Jos asiakkaasi valuutta on jokin muu kuin euro, onnistuu laskutus vain jos asiakas voi maksaa sen euroina, sillä palvelustamme lähtevien laskujen valuutta on aina euro.

Kun ryhdyt luomaan ulkomaille lähetettävää laskua UKKO Toiminimiyrittäjyys -palvelussa, on kaksi vaihetta, joissa tulee toimia eri tavalla kuin Suomeen laskua lähettäessä. Toimi siis näin:

1 Ensimmäinen askel on laskun kielen vaihtaminen. Voit muuttaa laskun kielen kohdassa ”Asiakkaan laskutustiedot”. Tällä hetkellä vaihtoehtoina on suomi ja englanti.

2 Toinen kohta, johon tulee kiinnittää huomiota, tulee vastaan, kun lisäät laskutettavia tuotteita tai palveluita. Jos käytät käänteistä verotusta ulkomaille laskuttaessasi, valitse tässä vaiheessa ALV-kannaksi 0%. Kun klikkaat tästä vaiheesta eteenpäin, tulee näkyviin pakollinen selitekenttä, johon on valittava peruste arvonlisäverottomalle myynnille. Selitteeksi valitaan EU-laskutuksessa ”Käännetty verovelvollisuus, arvonlisäverodirektiivi 44”.

Millä kielellä ulkomaille kannattaa laskuttaa?

Laskun kieli riippuu siitä, mitä kieliä asiakas puhuu ja ymmärtää. Suositeltavaa on, että ulkomaille laskuttaessa laskun kielenä olisi englanti tai kohdemaan kieli. Suomenkielinen lasku kannattaa lähettää vain suomenkieliselle asiakkaalle.

Usein vaikka kohdemaan pääkieli olisi muu kuin englanti, on englanninkielinen lasku sopiva vaihtoehto. Englantia ymmärretään yleiskielenä lähes kaikkialla. Lisäksi englanti voi olla myyjälle paras vaihtoehto, sillä hänen ei tarvitse turvautua esimerkiksi käännöspalveluihin. Suomalaiselle yrittäjälle vaikkapa Ruotsiin laskuttaessa voi olla myös helppoa laatia lasku ruotsiksi ja se antaa ammattimaisen kuvan laskun vastaanottajalle.

UKKO-palvelussa laskun kieleksi voi tällä hetkellä valita suomen tai englannin. Ulkomaisille asiakkaille lähetettävissä laskuissa englanti on yleensä hyvä vaihtoehto. Jos haluat selventää laskun yksityiskohtia asiakkaalle hänen omalla äidinkielellään, voit lisätä laskuun selitetekstejä asiakkaan omalla kielellä. Lisätekstin voi tarvittaessa lisätä jokaisen laskutusrivin yhteyteen.

Lue myös:

Konsulttipalkkioiden laskuttaminen helpommin

Sesonkitöihin Lappiin?

Mitä yhdelle laskulle tapahtuu?

Toiminimiyrittäjyys voi olla myös helppoa

Kirjanpito, laskutus ja kuittivarasto kiinteällä kuukausihinnalla. Perustamme toiminimen ilmaiseksi ja tarjoamme kirjanpidon reilulla hinnalla alkaen 0€/kk!
Lue lisää toiminimiyrittäjyydestä
Ronja Norja

Ronja on sisällöntuottaja ja toiminimiyrittäjä, joka innostuu someilmiöistä ja muuttuvan työelämän uusista tuulista. Ronja haluaa kirjoituksillaan auttaa taitavia tekijöitä yrittäjyyden alkuun.

Muita artikkeleita aiheesta Laskutus:

  • Laskutus Asiakkaan luottotietojen tarkistus ja milloin maksamattoman laskun voi laittaa perintään

    Itsenäiselle yrittäjälle yksikin asiakas, joka jättää laskunsa maksamatta on riski ja voi johtaa ikävään taloudelliseen tilanteeseen. Asiakkaan luottotietojen tarkistukselle on siis hyvä syy aina, kun myydään laskulle. Eräpäivä meni, mutta maksua ei kuulu. Asiakkaan maksamattomana roikkuva lasku on yrittäjälle aina ikävä ongelma. Yrittäjän on suunniteltava menonsa ja tulonsa sen mukaan, että asiakkaat hoitavat maksut ajallaan ja rahaa vapautuu tuleviin työnteon…

    Lue lisää
  • Laskutus Laskun perintä ja parhaat vinkit laskun tekemiseen

    Toisinaan suoritetun työn palkanmaksu voi lykkääntyä toimeksiantajan puolelta. Jos maksumuistutukset eivät auta, on lasku lopulta laitettava perintään. UKKO.fi:n kautta tämä kuitenkin hoituu helposti! Kevytyrittäjällä ei ole heti syytä huoleen, vaikka hänen toimittamansa lasku näkyisikin hallintapaneelissa maksamattomana hieman eräpäivän jälkeen. Jos toimeksiantaja on maksanut laskun juuri eräpäivänä, saattaa se näkyä UKKO.fi:n tilillä vasta päivää myöhemmin; samoin kevytyrittäjän tilille palkka voi ilmestyä…

    Lue lisää
  • Laskutus Miksi UKKOPro myyntilasku?

    Kaipaatko helpompaa laskutusta? Oletko kyllästynyt sekaviin ja kalliisiin taloushallinnon ohjelmistoihin? Aiheuttaako valmiit laskupohjat päänvaivaa? Me UKKO Pro:lla haluamme tehdä myynnistä simppeliä. Tämä tarkoittaa myös laskutusta. Palvelumme avulla teet ja lähetät myyntilaskuja helposti, minimoit byrokratian ja automatisoit kirjanpitosi. UKKO pro palvelussa: Lähetät laskuja sähköpostitse, verkkolaskuna pankkiin ja postitse Laskut ovat ammattimaisia, ja ne sisältävät virtuaaliviivakoodin, joka helpottaa laskun maksamista Rekisteröityminen on…

    Lue lisää