Asiakkaan luottotietojen tarkistus ja milloin maksamattoman laskun voi laittaa perintään

Itsenäiselle yrittäjälle yksikin asiakas, joka jättää laskunsa maksamatta on riski ja voi johtaa ikävään taloudelliseen tilanteeseen. Asiakkaan luottotietojen tarkistukselle on siis hyvä syy aina, kun myydään laskulle.

Eräpäivä meni, mutta maksua ei kuulu. Asiakkaan maksamattomana roikkuva lasku on yrittäjälle aina ikävä ongelma. Yrittäjän on suunniteltava menonsa ja tulonsa sen mukaan, että asiakkaat hoitavat maksut ajallaan ja rahaa vapautuu tuleviin työnteon menoihin. Yrittäjällä on usein säännöllisiä menoja, jotka tuloilla katetaan kuukaudesta toiseen.

Otetaan esimerkki pienyrittäjän arjesta. Konsulttiyrittäjä tekee usein töitä keikkaluonteisesti ja voi toteuttaa pitkäkestoisenkin työprojektin laskuttaen sen könttäsummana vasta projektin lopuksi. Esimerkiksi viestinnän koulutuskokonaisuus on vaatinut konsultilta paljon työaikaa ja siihen on liittynyt myös joitain kuluja palvelun tuottamiseksi. Hän on sopinut asiakkaan kanssa laskuttavansa kerralla summan, johon kuuluu koulutuskokonaisuus sivukuluineen. Hän on vuokrannut koulutustilaisuuksia varten toimistohotellista tilan ja ostanut tarjoilut leipomosta. Lisäksi hän on hankkinut erilaisia materiaaleja työpajojen toteutusta varten.

Koulutuskokonaisuuden päätteeksi konsultti lähettää asiakkaalle laskun, jossa veloittaa toimeksiantosopimuksen mukaisesti koulutuskokonaisuuden toteutuksen sekä sivukulut. Eräpäivä tulee ja menee, eikä maksua kuulu. Konsultin kassa on nyt lähes tyhjä koulutuskokonaisuuden kulujen vuoksi. Hän on laskenut ison koulutusasiakkaan maksun tulevan näinä päivinä ja se olisikin tullut tarpeeseen, sillä hänen työssään käyttämiensä ohjelmistojen lisenssimaksut ovat erääntymässä, samoin kuin puhelin- ja nettilasku.

Pahimmassa tapauksessa pienyrittäjän rahat ovat lopussa ja hän odottaa asiakkaan maksua kuitatakseen omia laskujaan. Jos asiakas venyttää maksua tai jättää sen kokonaan hoitamatta, voi yrittäjä itse joutua tilanteeseen, jossa hän saa maksuhäiriömerkinnän tietoihinsa.

Tässä artikkelissa kerromme sinulle, miten voit tarkastaa asiakkaasi luottotiedot ja kuinka toimia tilanteessa, jossa asiakkaan lasku jää maksamatta.

Tiesitkö? Kevytyrittäjänä toimiessasi UKKO hoitaa maksumuistutukset ja perinnän puolestasi, jos valitset lähettämällesi laskulle maksunvalvonnan. Ja vaikka et huomaisi sitä valita, voit myös jälkikäteen pyytää meitä aloittamaan laskun perinnän. Voit lukea lisää perinnästä UKKO-palvelun kautta artikkelistamme.

Milloin tarkistaa asiakkaan luottotiedot?

Laajempaa toimintaa pyörittävä yrittäjä ei välttämättä ajaudu taloudelliseen ahdinkoon, jos yksi hänen asiakkaistaan venyttää laskun maksua, mutta pienyrittäjälle tilanne voi olla toinen. Jos asiakkaita on vähän, tai kerralla laskutetut summat suuria, voi yrittäjän talous hyvinkin horjua jo yhden asiakkaan laiminlyönnin takia. Maksamaton lasku saa silloin aikaan ketjureaktion, kun jokin meno jää yrittäjältä itseltään rästiin.

Luottotietojen tarkistaminen antaa myyjälle jo etukäteen kuvan asiakkaan maksukyvystä ja tavasta hoitaa raha-asioitaan. Näin yrittäjä voi tehdä työnsä hyvillä mielin, kun hän pystyy paremmin luottamaan siihen, että asiakas myös hoitaa maksunsa ajoissa. Vaikka luottotietojen tarkistus ei itsessään tietenkään takaa varmaa maksua, kertovat puhtaat luottotiedot myyjälle asiakkaan valmiudesta ja motivaatiosta hoitaa oma osuutensa kaupasta.

Vuonna 2019 lähes 400 000 suomalaisella oli maksuhäiriömerkintä. Maksujen erääntyminen tai kokonaan maksamatta jättäminen ei siis ole ollenkaan harvinaista.

Sekä henkilö- että yritysasiakkailla taloudellinen tilanne voi ajoittain johtaa jonkin laskun maksun viivästymiseen, mutta jos maksujen rästiin jääminen on jo muodostunut tavaksi, pitäisi pienyrittäjän hälytyskellojen soida. Luottotiedoista selviää, onko asiakkaalla ylipäätään maksuhäiriömerkintöjä tai onko niitä useampia.

Asiakkaan luottotietojen tarkistuksen voi tehdä oikeastaan aina, kun myy laskulle. Jos asiakkaalla on historiaa maksujen lykkäämisestä tai kokonaan maksamatta jättämisestä, kannattaa pienyrittäjän harkita tarkkaan, joustaako hänen oma taloutensa jos maksu viivästyy, vai kannattaako tämä työtarjous ohittaa kokonaan.

Miten ja mistä luottotiedot tarkistetaan?

Luottotiedot voi tarkistaa periaatteessa kuka vain. Yleisimmin luottotietoja tarkistavat pankit ja muut luottolaitokset lainan haun yhteydessä sekä vuokranantajat asuntoa vuokrattaessa. Lisäksi myös laskulle myyvät yritykset ja yrittäjät tarkistavat usein asiakkaidensa luottotiedot.

Sekä toiminimi- että kevytyrittäjä voi tarkistaa asiakkaidensa luottotiedot asiakkaan luvalla. Myös pidempiaikaisen asiakkaan luottotiedot voi tarkistaa tasaisin väliajoin.

Luottotietojen tarkistamiseen tarvitaan aina tarkistuksen kohteena olevan henkilön tai yrityksen lupa ja henkilöasiakkaalta henkilötunnus tai yritysasiakkaalta y-tunnus. Useimmiten asiakas ei kieltäydy luottotietojen tarkistuksesta, mutta kieltäytyminenkin on yrittäjälle viesti sinänsä: onko asiakkaalla jotain salattavaa?

Suomessa on kaksi luottotietopalvelua, joilta luottotiedot voi tarkistaa: Suomen Asiakastieto ja Bisnode. Omien tietojen tarkistaminen on ilmaista, mutta asiakkaan tietojen tarkistus maksaa verkkopalvelussa noin 10-15 euroa. Yksityishenkilön tietojen tarkistus on yleensä hiukan edullisempaa kuin yritysasiakkaan tietojen tarkistus.

Mitä jos saat itse maksumuistutuksen tai lasku menee perintään? Lue artikkelistamme Maksumuistutus ja perintä, kuinka toimia.

Yritysasiakkaan luottoluokitus

Yritysasiakkaastasi voit tilata luottotietopalvelulta myös laajemman raportin ja tarkistaa luottoluokituksen. Luottoluokituksen tarkistaminen maksaa hiukan enemmän kuin pelkkien luottotietojen tarkistus.

Luottoluokituksesta selviää yritysasiakkaan kokonaistilanne taloudenhoidossa ja se voi joissain tapauksissa olla hyödyllinen tieto. Luottoluokitusraporttiin voi kuulua esimerkiksi ennuste tulevista maksuhäiriöistä tai konkurssista. Luottoluokituksen selvittäminen voi olla hyvä idea, jos suunnittelee pidempää merkittävää yhteistyökuviota asiakasyrityksen kanssa.

Luottotietotarkistuksen tulosten tulkinta

Mitä luottotiedoista sitten käytännössä selviää? Luottotietoihin on merkittynä kaikki aktiiviset maksuhäiriömerkinnät, perusteet niiden syntymiselle ja kunkin merkinnän vanhenemispäivä.

Mistä maksuhäiriömerkinnän saa? Maksuhäiriömerkinnän saa, jos lasku, vuokra tai lainan lyhennys jää maksamatta. Myös verojen laiminlyönti voi johtaa maksuhäiriömerkintään. Maksuhäiriömerkinnän voi tehdä käräjäoikeus, kun velkoja on vienyt asian oikeuden käsiteltäväksi.

Toinen taho, joka voi merkinnän tehdä on ulosotto. Yleensä maksun on käytävä ensin käräjäoikeuden kautta, joka määrittelee sen ulosottokelpoiseksi – ja tällöin maksuhäiriömerkintä on jo syntynyt. Jos taas maksamaton lasku on sen laatuinen, että se on jo valmiiksi ulosottokelpoinen, tekee ulosotto maksuhäiriömerkinnän siinä tapauksessa, ettei onnistu perimään maksua. Tällaisia automaattisesti ulosottokelpoisia maksuja ovat esimerkiksi sakot ja verot.

Lisäksi kulutusluottojen ja osamaksujen osalta maksuhäiriömerkintä tulee kaikista helpoimmin. Luoton myöntäjällä on yleensä Asiakastiedon tai Bisnoden kanssa sopimus, jonka perusteella ne voivat  viedä merkinnän asiakkaan luottotietoihin, jos lasku on ollut erääntyneenä 60 päivää.

Maksuhäiriömerkintä on voimassa kahdesta kolmeen vuotta. Jos siis asiakkaasi luottotiedoissa näkyy merkintä, joka on aivan pian poistumassa, voit päätellä, että sen saamisesta on jo ainakin pari vuotta.

Maksuhäiriön kohdalla voi näkyä myös ”ref”-merkintä. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas on maksanut velan, josta merkintä on tullut ja pyytänyt tästä merkinnän reksiteriin.

Kun tarkistat asiakkaan luottotietoja, kannattaa kiinnittää ensinnäkin huomiota siihen, onko maksuhäiriömerkintöjä lainkaan, niiden määrään, vanhenemispäiviin ja merkintöjen syihin.

Jos asiakkaalla on yksi juuri vanhenemassa oleva merkintä, se ei kerro vielä vakavasta ongelmasta, mutta jos merkintöjä on paljon, voi olla hyvä pohtia asiakkaan luotettavuutta laskunmaksussa. Jos epäilyttää, voit myös ennen toimeksiantosopimuksen allekirjoittamista keskutella asiakkaan kanssa asiasta ja määritellä sopimukseen ehtoja, jotka turvaavat selustaasi.

PS. Onko sinulla itselläsi maksuhäiriömerkintä? Lue tästä, miten rahaongelmat ja ulosotto vaikuttavat kevytyrittäjyyteen.

Mitä tehdä, jos asiakas ei kuitenkaan maksa laskuaan?

Joskus käy niin, että luottotietojen tarkistuksesta huolimatta asiakas ei maksa laskuaan ajallaan. Jos huomaat, että asiakas ei ole maksanut laskuaan, kannattaa häneen ottaa ensimmäisenä yhteyttä itse. Voi hyvin olla, että laskun maksu on yksinkertaisesti unohtunut epähuomiossa tai teknisten vaikeuksien takia ja asiakas maksaa sen heti, kun muistutat häntä tekstiviestillä tai sähköpostitse.

Toinen vaihtoehto on lähettää muistutuslasku. Laki määrittelee sen, kuinka pian maksumuistutuksen saa lähettää. Kuluttaja-asiakkaalle voit lähetättää muistutuksen 14 päivää eräpäivän jälkeen, jos laskua ei ole maksettu. Jos alkuperäisen laskusi maksuehto on myös ollut 14 päivää, voit lisätä laskulle 5 euron muistutusmaksun.

Jos et halua lisätä muistutukseen muistutusmaksua, voit lähettää maksumuistutuksen jo aiemmin. Yritysasiakkaalle voit myös lähettää maksumuistutuksen jo pian alkuperäisen laskun eräpäivän mentyä umpeen.

Yleinen käytäntö on lähettää yritysasiakkaalle maksumuistutus 7 päivää eräpäivän jälkeen ja kuluttaja-asiakkaalle 14 päivää eräpäivän jälkeen.

Muista kuitenkin, että jos asiakkaasi on maksanut laskun eräpäivänä, se näkyy yleensä omalla tililläsi päivän tai parin viiveellä. Ja viive saattaa vielä pidentyä jos eräpäivä osuus perjantaille tai viikonlopulle. Odota siis ainakin muutama päivä ennen kuin lähetät muistutuslaskun. Maksumuistutuksia voi lähettää useita.

Maksun vaatiminen perintätoimiston avulla

Jos asiakas ei muistuttelusta huolimatta saa maksua hoidettua, voi yrittäjä joutua laitttamaan laskun perintään.

Perinnän voi hoitaa itse, mutta silloin kannattaa tutustua tarkasti perintälakiin, joka määrittää milloin ja miten perintää voi suorittaa.

Moni kiireinen yrittäjä päättää ulkoistaa perinnän perintätoimistolle, sillä perinnän lakikoukeroiden tankkaamiseen ja erilaisten muistutusten ja vaatimusten lähettelyyn voi saada kulumaan paljon arvokasta aikaa.

Perintätoimisto usein veloittaa perinnän kulut velalliselta, ei velkojalta, mikä voi tuntua asiakkaan kannalta ikävältä, mutta säästää yrittäjältä rahaa.

Laskun voi siirtää perintään ensimmäisen maksumuistutuksen eräpäivän jälkeen, jos maksua ei vieläkään kuulu. Perinnän ensimmäinen askel on maksuvaatimus. Tässä vaiheessa yrittäjä voi jo lisätä perintäkuluja 14-50 euroa kuluttaja-asiakkaan alkuperäisen laskun summan suuruuden mukaan. Toiseen maksuvaatimukseen taas perintäkuluja voi lisätä 60-210 euroa.

Perintäkulujen korkeimmat mahdolliset summat on määritelty perintälaissa ja koskevat erityisesti henkilöasiakkaita. Yritysasiakkaiden kohdalla enimmäismääriä perintäkuluille taas ei ole, mutta laki sanoo, että kulujen tulisi olla kohtuulliset.

Jos maksuvaatimuksetkaan eivät tuota tulosta, voi asian viedä käräjäoikeuteen, oikeudelliseen perintään. Velkomuskanne voidaan tosin nostaa myös ilman maksuvaatimusten lähettämistä, mutta jos perintä on ulkoistettu perintätoimistolle, he lähettävät aina ensin maksuvaatimuksen, ennen oikeudelliseen perintään siirtymistä.

Asiakas voidaan käräjäoikeudessa määrätä maksamaan velka tai hän voi riitauttaa asian, jos katsoo esimerkiksi, että lasku on aiheeton tai summa väärä. Käräjäoikeus voi myös määrätä velan ulosottoon. Lue myös artikkelimme Kevytyrittäjä ja ulosotto – estävätkö menneisyyden rahangelmat kevytyrittäjyyden?

Lue myös:

Nämä asiat jokaisen tulisi tietää laskutuksesta

Työn hinta Suomessa – kevytyrittäjyyden sivukulut